İşletmeler için sözleşmelerin zamanında yenilenmesi veya yönetilmesi, operasyonel süreklilik ve finansal sağlık açısından kritik öneme sahiptir. Parsek ERP'nin "Sözleşme Yönetimi" modülü, tüm sözleşmelerinizin yaşam döngüsünü baştan sona takip etmenizi sağlayarak olası gecikmelerin ve maliyetlerin önüne geçer. Bu rehber, Parsek üzerinde sözleşme yenileme takibini nasıl etkin bir şekilde kuracağınızı adım adım açıklamaktadır.
Adım Adım
Sözleşme Verilerini Sisteme Giriş
Parsek ERP'deki "Sözleşme Yönetimi" modülü aracılığıyla mevcut tüm sözleşmelerinizi (taşeron, tedarikçi, kira, bakım vb.) detaylı olarak kaydedin. Sözleşme başlangıç ve bitiş tarihleri, taraf bilgileri, sözleşme türü ve ilgili proje/iş kalemi gibi temel verilerin eksiksiz girildiğinden emin olun. Bu adım, sistemin doğru hatırlatıcılar oluşturması için kritik öneme sahiptir.
Yenileme Parametrelerini Belirleme
Her bir sözleşme için özel yenileme kuralları tanımlayın. Bu, sözleşme bitiş tarihinden kaç gün önce hatırlatıcı gönderileceği, otomatik yenileme opsiyonlarının olup olmadığı veya yenileme onayı için gerekli süreçleri içerebilir. Parsek'in "Sözleşme Detayları" ekranında bu parametreleri kolayca ayarlayabilirsiniz.
Sorumluluk Atama ve Onay Mekanizması
Yenileme süreçlerinden sorumlu olacak kullanıcıları ve onay mekanizmalarını Parsek'in "Rol ve Yetkilendirme" sistemi üzerinden belirleyin. Örneğin, belirli sözleşme türleri için proje yöneticisi, satın alma veya finans departmanından bir yetkili atanabilir. Bu, sürecin takip edilebilirliğini ve karar alma süreçlerinin şeffaflığını sağlar.
Otomatik Bildirimleri Yapılandırma
Tanımlanan yenileme parametrelerine göre otomatik e-posta ve sistem içi bildirimler oluşturun. Parsek, belirlenen sürelerde ilgili kullanıcılara yaklaşan sözleşme bitiş tarihlerini ve yenileme gerekliliklerini hatırlatarak herhangi bir gecikmenin önüne geçer. Bu bildirimler, özellikle İSG periyodik muayene sözleşmeleri veya OSB aidat ödeme anlaşmaları gibi kritik belgeler için büyük önem taşır.
Sürekli Takip ve Raporlama
Yaklaşan yenilemeler, yenilenen sözleşmeler ve süresi dolan sözleşmeler hakkında anlık bilgi almak için Parsek'in "Kontrol Paneli" ve "Raporlar" modülünü kullanın. Bu modüller, tüm sözleşmelerinizin durumunu tek bir yerden izlemenizi, geçmişe dönük verileri analiz etmenizi ve stratejik kararlar almanızı sağlar. Gerekirse, verileri Excel veya PDF formatında dışa aktarabilirsiniz.
Sık Sorulan Sorular
Parsek ERP'deki "Rol ve Yetkilendirme" sistemi sayesinde, sözleşme türüne göre (örneğin taşeron sözleşmeleri için proje müdürü, İSG hizmet sözleşmeleri için İSG uzmanı) belirli kullanıcılara sorumluluk atayabilirsiniz. Sistem, ilgili kişilere otomatik bildirimler göndererek takibi kolaylaştırır.
Hayır, Parsek'in esnek yapısı sayesinde inşaat projelerinizdeki hakediş sözleşmeleri, tedarikçi anlaşmaları, ekipman kiralama sözleşmeleri gibi birçok farklı sözleşme türünün yanı sıra, İSG kapsamında periyodik muayene, eğitim veya OSGB sözleşmelerini, hatta OSB parsel tahsis veya hizmet sözleşmelerini de takip edebilirsiniz.
Parsek, mevcut sözleşme verilerinizi toplu olarak sisteme aktarabilmeniz için "Excel İçe Aktarma" özelliğini destekler. Sözleşme bilgilerinizi belirli bir şablona uygun şekilde hazırlayarak hızlıca sisteme yükleyebilir, manuel veri girişinin önüne geçebilirsiniz.
Parsek ERP'i 14 gün ücretsiz deneyin
Ücretsiz Deneyin →İlgili ürün sayfası: Parsek ERP · Tüm yardım konuları: Yardım Merkezi