Parsek ERP, inşaat, İSG ve OSB sektörlerindeki belge yoğunluğunu azaltmak ve standartlaşmayı sağlamak için güçlü sözleşme şablonu ve otomatik belge üretimi özellikleri sunar. Bu rehber, farklı projeler ve mevzuatlar için gerekli olan dokümanları hızlı, hatasız ve tutarlı bir şekilde nasıl oluşturacağınızı adım adım açıklamaktadır.
Adım Adım
Doküman Tiplerini Tanımlama ve Şablonları Yükleme
Parsek Sistem Ayarları altında Doküman Yönetimi modülüne gidin. Burada, oluşturmak istediğiniz belge tiplerini (sözleşme, hakediş belgesi, İSG zimmet tutanağı vb.) tanımlayın. Ardından, mevcut Word veya PDF şablonlarınızı sisteme yükleyin ve Parsek'in tanıyabileceği değişken alanları (örneğin `{{proje_adi}}`, `{{yüklenici_firma}}`) ile işaretleyin. Bu sayede, şablonlarınız Parsek verileriyle otomatik olarak doldurulabilir hale gelir.
Veri Alanlarını Eşleştirme ve İlişkilendirme
Yüklediğiniz şablonlardaki değişken alanlarını Parsek ERP içindeki ilgili veri alanlarıyla eşleştirin. Örneğin, bir hakediş sözleşmesi şablonundaki 'Hakediş Tutarı' değişkenini, Parsek'in Finans veya Proje Yönetimi modülündeki hakediş kayıtlarından gelen 'Onaylanan Tutar' alanı ile ilişkilendirebilirsiniz. Bu adım, sistemin doğru veriyi doğru yere yerleştirmesi için kritiktir.
Otomatik Belge Üretimini Gerçekleştirme
Eşleştirme tamamlandıktan sonra, Parsek'in ilgili modüllerinde (Proje Yönetimi, Finans, İSG, OSB Yönetimi) belge üretimi yapabilirsiniz. Örneğin, 'Hakediş Yönetimi' ekranından bir hakediş seçerek önceden tanımlı hakediş sözleşme şablonu ile otomatik olarak belge oluşturabilirsiniz. Benzer şekilde, İSG modülünde KKD zimmet belgesi veya OSB modülünde parsel tahsis belgesi hızlıca üretilebilir.
Belgeyi Gözden Geçirme ve Onaylama
Otomatik olarak oluşturulan belgeyi indirmeden veya paylaşmadan önce Parsek arayüzünden detaylıca gözden geçirin. Belge üzerinde gerekli manuel düzenlemeleri yapabilirsiniz. Parsek'in rol ve yetki tabanlı onay akışlarını kullanarak, ilgili yöneticilerin veya departmanların belgeyi elektronik olarak onaylamasını sağlayın. Bu, hataları minimize eder ve yasal uyumluluğu destekler.
Belgeyi Arşivleme ve Takip Etme
Onaylanan belgeleri Parsek'in merkezi doküman yönetim sisteminde güvenli bir şekilde arşivleyin. Her belgenin versiyon geçmişini takip edebilir, kimin ne zaman hangi değişikliği yaptığını görebilirsiniz. İhtiyaç duyduğunuzda, gelişmiş arama özellikleri sayesinde arşivlenmiş belgelere kolayca erişebilir, içe/dışa aktarma ve PDF dönüştürme seçeneklerini kullanabilirsiniz.
Farklı Modüllerde Kullanım ve Entegrasyon
Otomatik belge üretimi özelliği, Parsek'in Hakediş, İSG, OSB, Proje Yönetimi ve Finans gibi farklı modülleriyle entegre çalışır. Örneğin, bir metraj kaydından otomatik olarak ataşman belgesi oluşturabilir, puantaj verilerinden bordro girdisi için gerekli raporları üretebilir veya risk değerlendirmesi sonuçlarına göre İSG aksiyon planı belgesini otomatikman oluşturabilirsiniz. Bu entegrasyon, iş süreçlerinizde büyük verimlilik sağlar.
Sık Sorulan Sorular
Parsek ile inşaat projeleri için sözleşmeler, hakediş belgeleri, teminat mektupları, metraj/ataşman raporları; İSG için risk değerlendirmesi raporları, KKD zimmet tutanakları, eğitim katılım belgeleri; OSB yönetimi için aidat/borçlandırma bildirimleri, parsel tahsis belgeleri, karar defteri çıktıları gibi çok çeşitli belgeleri otomatik olarak üretebilirsiniz.
Evet, Parsek mevcut Word ve PDF şablonlarınızı destekler. Şablonlarınıza Parsek'in tanıyabileceği özel değişken etiketleri ekleyerek (örneğin `{{proje_kodu}}`, `{{tutar}}`), bu şablonları kolayca sisteme yükleyebilir ve Parsek'teki dinamik verilerle otomatik olarak doldurulmasını sağlayabilirsiniz.
Otomatik üretilen belgelerin içeriği, Parsek'teki doğrulanmış ve güncel verilerden çekilir. Ayrıca, Parsek'in rol tabanlı yetkilendirme ve onay akışları sayesinde, belgeler yayınlanmadan önce ilgili uzmanlar veya yöneticiler tarafından gözden geçirilir ve elektronik olarak onaylanır. Bu süreçler, belgelerin hem yasal geçerliliğini hem de veri doğruluğunu önemli ölçüde artırır.
Parsek ERP'i 14 gün ücretsiz deneyin
Ücretsiz Deneyin →İlgili ürün sayfası: Parsek ERP · Tüm yardım konuları: Yardım Merkezi