Personel özlük dosyası yönetimi, her işletme için yasal uyumluluk ve operasyonel verimlilik açısından kritik öneme sahiptir. Parsek ERP, inşaat, İSG ve OSB sektörlerinde faaliyet gösteren firmaların personel bilgilerini, eğitimlerini ve sağlık kayıtlarını merkezi bir sistemde güvenle tutmalarını sağlar. Bu rehber, Parsek üzerinde özlük dosyası yönetiminin temel adımlarını detaylandırmaktadır.
Adım Adım
Personel Kaydının Oluşturulması
Yeni bir personelin işe alım sürecinde, Parsek İnsan Kaynakları modülünde temel kimlik, iletişim ve işe giriş bilgilerini eksiksiz olarak kaydedin. Bu adım, tüm personel verilerinin merkezi sistemde toplanmasının ilk basamağını oluşturur ve ilerleyen süreçler için temel teşkil eder.
Özlük Belgelerinin Yüklenmesi
Personel özlük dosyası kapsamında zorunlu olan kimlik fotokopisi, ikametgah, diploma gibi belgeleri, ilgili personel kaydına ekleyerek dijitalleştirin. Parsek'in doküman yönetim özelliği sayesinde, bu belgeleri kolayca yükleyebilir, erişebilir ve gerektiğinde raporlayabilirsiniz. Bu, fiziksel dosyalama yükünü azaltır ve belgelere hızlı erişim sağlar.
İSG Süreçlerinin Takibi
Personelinizin İş Sağlığı ve Güvenliği (İSG) ile ilgili tüm kayıtlarını Parsek İSG modülü üzerinden yönetin. Risk değerlendirmesi sonuçları, KKD zimmetleri, periyodik muayene tarihleri ve İSG eğitim kayıtları gibi bilgileri güncel tutun. Bu sayede, olası denetimlerde hızlı ve doğru bilgi sunabilir, İBYS bildirimlerini kolayca takip edebilirsiniz. Risk değerlendirmesi yenileme periyotları tehlike sınıfına göre değiştiğinden düzenli kontrol önemlidir.
Puantaj ve Bordro Entegrasyonu
Personelin günlük çalışma saatleri, fazla mesai, hafta tatili ve resmi tatil çalışma bilgilerini içeren puantaj kayıtlarını Parsek Bordro modülüne girin. Bu veriler, hakediş süreçlerinizdeki metraj/ataşman kayıtları ile birleşerek bordro hesaplamalarının temelini oluşturur. KDV tevkifatı gibi finansal süreçler de bu entegrasyon sayesinde daha doğru yönetilebilir.
Eğitim ve Niteliklerin Kaydı
Personelinizin katıldığı tüm mesleki eğitimleri, sertifikaları ve sahip olduğu nitelikleri Parsek İnsan Kaynakları modülüne kaydedin. Özellikle inşaat ve OSB projelerindeki uzmanlık gerektiren pozisyonlar için bu bilgiler büyük önem taşır. Bu kayıtlar, hem yetkinlik matrislerinin oluşturulmasına yardımcı olur hem de ileriki eğitim planlamaları için temel oluşturur.
Güvenli Erişim ve Yönetim
Parsek'in gelişmiş rol ve yetki yönetimi özellikleri sayesinde, personel özlük dosyalarına erişimi yetkili kişilerle sınırlayın. İki adımlı doğrulama gibi güvenlik önlemleriyle veri güvenliğini en üst düzeyde tutun. Böylece hassas personel bilgilerinin yetkisiz erişime karşı korunmasını sağlarsınız ve veri gizliliğine uygun hareket edersiniz. Excel/PDF içe-dışa aktarma özellikleri de gerektiğinde toplu veri yönetimine olanak tanır.
Sık Sorulan Sorular
Türkiye'deki mevzuata göre özlük dosyasında kimlik fotokopisi, ikametgah belgesi, diploma veya öğrenim belgesi, sağlık raporu, kan grubu kartı, adli sicil kaydı, iş sözleşmesi, aile durum bildirimi gibi belgelerin bulunması zorunludur. İşe giriş bildirgesi ve İSG eğitim belgeleri gibi ek evraklar da işin niteliğine göre dosyada yer almalıdır.
Parsek İSG modülü, personelinizin periyodik sağlık muayenesi tarihlerini, aldığı İSG eğitimlerini, KKD zimmet kayıtlarını ve risk değerlendirmesi sonuçlarına göre belirlenen özel durumları özlük dosyasıyla entegre bir şekilde takip etmenizi sağlar. Bu sayede, yasal yükümlülüklerinizi kolayca yerine getirebilir ve İBYS bildirimleriniz için gerekli veriye anında erişebilirsiniz.
Evet, Parsek ERP personel özlük dosyası verilerini Bordro, Proje Yönetimi, Hakediş ve Eğitim modülleriyle entegre bir şekilde kullanmanızı sağlar. Örneğin, puantaj bilgileri bordro hesaplamalarına doğrudan yansırken, personelin aldığı eğitimler ve yetkinlikleri proje atamalarında dikkate alınabilir. Bu entegrasyon, verimliliği artırır ve veri tutarsızlıklarını önler.
Parsek ERP'i 14 gün ücretsiz deneyin
Ücretsiz Deneyin →İlgili ürün sayfası: Parsek ERP · Tüm yardım konuları: Yardım Merkezi