Gelen faturaların takibi, onay süreçleri ve ödeme planlaması, işletmeler için finansal kontrolün temelidir. Parsek ERP'nin 'Gelen Fatura Yönetimi' modülü sayesinde, tedarikçilerden gelen faturaları dijital ortamda alabilir, çok adımlı onay akışlarından geçirebilir ve nakit akışınıza uygun ödeme planları oluşturabilirsiniz. Bu rehber, Parsek'teki bu süreçleri adım adım nasıl yöneteceğinizi göstermektedir.
Adım Adım
Gelen Fatura Kaydı ve Belge Yükleme
Tedarikçilerinizden gelen faturaları Parsek'e manuel olarak kaydedebilir veya e-Fatura entegrasyonu sayesinde otomatik olarak alabilirsiniz. Gelen Fatura Modülü'nde, faturanın türü (hakediş, hizmet, malzeme vb.), tutarı, KDV tevkifatı bilgileri ve ilgili proje/iş emri gibi detayları girerek sisteme aktarımı sağlarsınız. İlgili fiziki fatura veya PDF'i sisteme ekleyebilirsiniz.
Onay Akışı Başlatma ve Süreç Takibi
Parsek'in esnek onay mekanizmaları sayesinde, faturayı belirli bir tutarın üzerinde, belirli bir departmana veya projeye ait olması gibi kriterlere göre otomatik olarak tanımlanmış bir onay akışına yönlendirebilirsiniz. İlgili onaycılar (proje yöneticisi, finans müdürü vb.) Parsek mobil uygulaması veya web arayüzü üzerinden kendilerine düşen onay bekleyen faturaları görebilir ve işlemleri tamamlayabilir.
Fatura Doğrulaması ve Muhasebe Entegrasyonu
Onay sürecindeki faturalar, Satın Alma veya Hakediş Modülü'ndeki siparişler, sözleşmeler veya metraj kayıtları ile karşılaştırılır. Bu sayede fatura tutarının doğruluğu teyit edilir. Onaylanan faturalar, Parsek Finans Yönetimi modülünde otomatik olarak ilgili hesaplara işlenir ve muhasebe kayıtları sorunsuz bir şekilde oluşturulur, gerekirse KDV tevkifatı hesaplamaları da bu aşamada gerçekleştirilir.
Ödeme Planlaması ve Nakit Akışı Yönetimi
Onaylanan faturalar için vade tarihleri göz önünde bulundurularak Parsek Finans Yönetimi altında ödeme planları oluşturulur. Bu planlar, nakit akışı analizlerinize entegre olarak, şirketinizin finansal sağlığını koruyacak şekilde ödemelerinizi düzenlemenize yardımcı olur. Avans mahsubu, teminat mektubu gibi özel durumlar da bu planlamaya dahil edilebilir.
Ödeme Gerçekleştirme ve Kayıt Altına Alma
Oluşturulan ödeme planlarına göre Parsek'ten ödeme talimatları hazırlanır ve ilgili banka hesapları üzerinden ödemeler gerçekleştirilir. Ödemeler yapıldıktan sonra sistemdeki faturalar 'ödendi' olarak işaretlenir ve tüm işlem detayları denetlenebilir bir şekilde kayıt altına alınır. Bu sayede her türlü denetim ve raporlama ihtiyacınız için güncel ve doğru verilere sahip olursunuz.
Sık Sorulan Sorular
Reddedilen faturalar, sistemde "reddedildi" statüsüne geçer ve ret gerekçesiyle birlikte faturayı sisteme giren kişiye veya ilgili departmana geri gönderilir. Bu durum e-posta veya Parsek içi bildirimlerle otomatik olarak ilgili kişilere iletilir. Fatura üzerinde gerekli düzeltmeler yapıldıktan sonra onay akışı yeniden başlatılabilir veya fatura tamamen iptal edilebilir.
Evet, Parsek'in rol ve yetkilendirme mekanizmaları sayesinde şirketinizin hiyerarşisine ve iş süreçlerine uygun, çok adımlı ve koşullu (tutar bazlı, proje bazlı vb.) onay akışları tanımlayabilirsiniz. Finans Yönetimi veya Sistem Ayarları modülleri üzerinden bu akışları kolayca yapılandırabilirsiniz.
Hakediş faturaları, metraj, ataşman ve yeşil defter gibi belgelere dayanması nedeniyle daha detaylı bir doğrulama gerektirebilir. Parsek'te, hakediş modülü üzerinden yapılan hakediş hesaplamaları ve onayları, faturanın doğruluğunu garanti altına alacak şekilde ayrı bir onay akışıyla entegre çalışabilir. Bu, standart malzeme veya hizmet faturalarından farklı, özelleştirilmiş bir süreç sunar.
Parsek ERP'i 14 gün ücretsiz deneyin
Ücretsiz Deneyin →İlgili ürün sayfası: Parsek ERP · Tüm yardım konuları: Yardım Merkezi