Parsek ERP, inşaat, İSG ve OSB sektörlerinde belge yönetimini kolaylaştıran güçlü onay iş akışı tanımlama özelliklerine sahiptir. Bu rehber, hakedişlerden risk değerlendirmesi raporlarına kadar tüm kritik belgelerinizin onay süreçlerini adım adım nasıl oluşturacağınızı ve yöneteceğinizi göstermektedir. Belge onay iş akışları, hem verimliliği artırır hem de mevzuata uygunluk ve iç kontrol mekanizmalarını güçlendirir.
Adım Adım
Onay İş Akışları Modülüne Erişim
Parsek ERP ana menüsünden "Sistem Yönetimi" veya "İş Akışları Yönetimi" modülüne gidin. Burada, kuruluşunuzun belge onay süreçlerini tanımlayabileceğiniz "Belge Onay Tanımları" veya "İş Akışı Yönetimi" ekranını bulacaksınız. Bu alana erişim için gerekli rol ve yetkilere sahip olmanız gerekmektedir.
Yeni Bir İş Akışı Tanımlama
İlgili ekranda "Yeni İş Akışı Oluştur" butonuna tıklayarak yeni bir belge onay iş akışı süreci başlatın. Bu aşamada, tanımlayacağınız iş akışının adını (örneğin "Hakediş Onay Akışı", "Risk Değerlendirmesi Rapor Onayı" veya "İSG Eğitim Planı Onayı") ve kısa bir açıklamasını girin. Bu tanımlama, iş akışını ilgili belge türleriyle ilişkilendirmenize yardımcı olacaktır.
Onay Aşamaları ve Sorumluları Belirleme
Tanımladığınız iş akışına onay aşamalarını ekleyin. Her bir aşama için onaylayıcı rolleri veya belirli kullanıcıları (örneğin "Proje Müdürü", "İSG Uzmanı", "Muhasebe Yetkilisi") tanımlayın. Parsek'in rol/yetki mekanizması sayesinde, onay yetkilerini belirli pozisyonlara veya departmanlara atayarak esnek bir yapı oluşturabilirsiniz. Gerekirse paralel veya sıralı onay adımları ekleyin.
Belge ve Koşul İlişkilendirme
Oluşturduğunuz iş akışını, onaylanması gereken belirli belge türleri (örneğin "Hakediş", "Metraj", "Puantaj Bordrosu", "Yapı Ruhsatı Başvurusu", "KKD Zimmet Formu") ile ilişkilendirin. Ayrıca, onay sürecini tetikleyecek koşulları belirleyebilirsiniz. Örneğin, hakediş tutarı belirli bir limitin üzerindeyse farklı bir onay akışını devreye sokmak veya risk değerlendirmesi raporunun tehlike sınıfına göre farklı onay mekanizmaları işletmek mümkündür.
İş Akışını Etkinleştirme ve Test Etme
Tüm aşamaları ve koşulları tanımladıktan sonra, iş akışınızı "Etkin" duruma getirin. Üretim ortamına geçmeden önce, bir test belgesi üzerinden iş akışının doğru çalışıp çalışmadığını, onay bildirimlerinin ilgili kişilere ulaşıp ulaşmadığını kontrol etmeniz önerilir. Bu, olası hataları önceden tespit etmenizi sağlar.
Onay Süreçlerini İzleme ve Gerekirse Revize Etme
Parsek ERP'nin "İş Akışı İzleme" veya "Bekleyen Onaylar" ekranları üzerinden devam eden onay süreçlerini takip edin. Belge nerede takıldı, kimin onayında bekliyor gibi bilgilere anında ulaşabilirsiniz. İş ihtiyaçlarınız değiştikçe veya yeni mevzuat gereklilikleri ortaya çıktıkça (örneğin İSG risk değerlendirme periyotları), tanımlı iş akışlarını kolayca revize edebilirsiniz.
Sık Sorulan Sorular
Parsek ERP'de hakediş belgeleri, metraj/ataşmanlar, puantaj bordroları, geçici/kesin kabul tutanakları, avans mahsubu talepleri gibi finansal ve operasyonel belgelerin yanı sıra, İSG risk değerlendirme raporları, KKD zimmet formları, periyodik muayene raporları, İSG eğitim planları ve OSB parsel tahsis, imar/yapı ruhsatı başvuruları gibi çok çeşitli belgeler için onay iş akışları tanımlayabilirsiniz.
Evet, Parsek ERP esnek yapısı sayesinde her proje veya departman için ayrı ayrı, hatta belge türüne ve belirli koşullara bağlı olarak özel onay iş akışları tanımlayabilirsiniz. Örneğin, büyük bir inşaat projesi için farklı bir hakediş onay süreci veya tehlikeli sınıfta bir OSB parseli için daha katı bir İSG raporu onay akışı oluşturabilirsiniz.
Parsek ERP, onaylayıcı rollerine yedek kullanıcılar atamanıza olanak tanır. Bir onaylayıcı izindeyken veya görevde değilken, sistem otomatik olarak atanan yedeğe bildirimi yönlendirebilir veya yetkili bir yönetici tarafından manuel olarak başka bir onaylayıcıya devredilebilir. Ayrıca, belirli bir süre içinde onay gelmediğinde otomatik olarak bir üst amire yönlendirme gibi eskalasyon kuralları da tanımlanabilir.
Parsek ERP'i 14 gün ücretsiz deneyin
Ücretsiz Deneyin →İlgili ürün sayfası: Parsek ERP · Tüm yardım konuları: Yardım Merkezi