Taşeron sözleşme bitiş ve fesih süreçleri nasıl yönetilir?

Taşeron sözleşme bitiş ve fesih süreçlerinin etkin yönetilememesi, projenin ilerleyişini, maliyetlerini ve hukuki yükümlülüklerini olumsuz etkileyebilir. Bu durumun başlıca kök nedenleri şunlardır:

• Sözleşme Takip Eksikliği: Sözleşme bitiş tarihlerinin ve fesih bildirim sürelerinin manuel veya dağınık sistemlerle takibi, zamanında aksiyon alınmasını zorlaştırır ve gecikmelere yol açar.
• Finansal Hesaplaşma Karmaşıklığı: Taşeron hakedişlerinin, KDV tevkifatı uygulamalarının, teminat mektuplarının iadesi veya mahsubu gibi finansal kalemlerin doğru ve şeffaf bir şekilde hesaplanamaması, ihtilaflara neden olabilir.
• Yasal ve Sözleşmesel Yükümlülükler: Fesih veya bitiş süreçlerinde yasal mevzuata (iş kanunu, vergi kanunu vb.) ve sözleşmede belirtilen özel şartlara uyulmaması, ciddi hukuki ve mali riskler doğurur.
• Personel Transfer ve Tazminat Yönetimi: Taşeron firmaların sahadaki personelinin başka projelere transferi veya işten ayrılma durumunda kıdem/ihbar tazminatı gibi konuların yönetimi, süreç karmaşasına yol açabilir.
• Doküman ve Onay Yönetimi: Fesih bildirimleri, kesin hesap protokolleri ve teminat iade tutanakları gibi kritik belgelerin düzgün arşivlenmemesi ve onay süreçlerinin takip edilememesi, denetimlerde sorun yaratır.

Parsek ERP, inşaat/taahhüt sektörüne özel Sözleşme Yönetimi modülü ile taşeron sözleşme bitiş ve fesih süreçlerini uçtan uca dijitalleştirerek, operasyonel verimlilik ve yasal uyum sağlar:

• Sözleşme Yönetimi Modülü ile Detaylı Kayıt: Parsek ERP'nin Sözleşme Yönetimi modülünde, her taşeron sözleşmesi; başlangıç/bitiş tarihleri, iş kalemi (poz/birim fiyat), metraj, hakediş koşulları, KDV tevkifatı oranları, teminat mektubu bilgileri (geçici/kesin teminat) ve özel fesih şartları gibi tüm detaylarıyla kaydedilir. Bu sayede tüm sözleşme bilgileri merkezi bir havuzda toplanır.
• Otomatik Uyarı ve Hatırlatmalar: Sistem, tanımlanan sözleşme bitiş tarihlerine veya fesih bildirim sürelerine yaklaşırken ilgili kullanıcılara ve yöneticilere otomatik uyarılar gönderir. Böylece kritik tarihler gözden kaçırılmaz ve proaktif aksiyon alınır.
• Hakediş ve Kesin Hesap Yönetimi: Sözleşme Yönetimi modülü üzerinden, tamamlanan işlerin metrajları ve birim fiyatları girilerek taşeronun nihai hakedişi kolayca hesaplanır. KDV tevkifatı, avans mahsupları ve varsa cezai şartlar otomatik olarak uygulanır. Böylece, fesih anında veya sözleşme bitiminde doğru ve şeffaf bir kesin hesap çıkarılır.
• Teminat Yönetimi: Geçici ve kesin teminat mektuplarının sisteme kaydedilmesi ve vadesi gelen teminatların takibi sağlanır. Sözleşme bitişi veya fesih durumunda teminat iade süreçleri veya mahsup işlemleri kolayca yönetilir. Sistem, teminatın kısmi iadesi veya tamamının iadesi gibi senaryoları destekler.
• Doküman Yönetimi ve İş Akışları: Fesih bildirimleri, kesin hesap protokolleri, teminat iade tutanakları gibi kritik belgeler sistemde saklanır ve ilgili onay iş akışları (workflow) tanımlanır. Belgelerin revizyon geçmişleri izlenir ve yasal uyumluluk için dijital arşivleme sağlanır.
• Personel ve Puantaj Entegrasyonu: Taşeron personelinin puantaj bilgileri entegre bir şekilde takip edilebilir. Fesih durumunda, taşeron firmaya ödenecek son hakedişle birlikte personel çıkışları veya başka projelere transferleri dolaylı olarak izlenebilir, potansiyel kıdem/ihbar tazminatları gibi konuların yönetiminde ilgili departmanlara veri sağlanır.