Alt yüklenici sözleşme ve teminat takibi nasıl yönetilir?

Alt yüklenici sözleşme ve teminat takibinin zorlukları, genellikle şu kök nedenlerden kaynaklanır:

• Merkezi Olmayan Sözleşme Bilgileri: Sözleşme maddeleri, ekler, revizyonlar ve teminat detaylarının farklı yerlerde tutulması, güncel duruma erişimi zorlaştırır ve hatalara yol açar.
• Hakediş Hesaplama Zorlukları: Metraj ve birim fiyatlara dayalı hakedişlerin doğru ve şeffaf bir şekilde yapılması, özellikle KDV tevkifatı gibi unsurlarla birleştiğinde karmaşıklaşır.
• Teminat Takip Yetersizliği: Geçici ve kesin teminat mektuplarının vadelerinin, iade süreçlerinin ve olası güncellemelerin manuel takibi, ciddi finansal riskler doğurabilir.
• İletişim ve Koordinasyon Eksikliği: Sahadaki imalat bilgileri ile muhasebe ve sözleşme birimleri arasındaki senkronizasyon eksikliği, ödeme gecikmelerine veya anlaşmazlıklara neden olabilir.
• Mevzuat Uyum Zorlukları: Türkiye inşaat/taahhüt sektöründeki güncel yasalara ve vergi düzenlemelerine (ör. KDV tevkifatı) uyumun sağlanması, uzmanlık ve dikkat gerektirir.

Parsek ERP, alt yüklenici sözleşme ve teminat takibini aşağıdaki adımlarla uçtan uca yönetmenizi sağlar:

• 1. Sözleşmelerin Dijital Ortama Aktarılması: sozlesme-yonetimi modülü sayesinde, tüm alt yüklenici sözleşmeleri, ekleri, revizyonları, teminat mektubu detayları (geçici ve kesin teminat), hatta ilgili KDV tevkifatı oranları merkezi bir dijital havuzda toplanır. Sözleşme başlangıç ve bitiş tarihleri, yükümlülükler ve özel şartlar sistemde kayıt altına alınır.
• 2. Detaylı İş Kalemi ve Metraj Tanımları: Proje bazında alt yüklenicilere verilecek işlerin Çevre ve Şehircilik Bakanlığı pozları ve birim fiyatları üzerinden tanımlanması sağlanır. Bu detaylar, talep-tedarik süreçleri ile alt yüklenici seçiminden hakedişe kadar tüm döngüde referans noktası olur. Yapılan imalatların metrajları sisteme işlenerek hakedişin temeli atılır.
• 3. Otomatik Hakediş Hesaplama ve Onay Süreçleri: sozlesme-yonetimi modülü üzerinden, girilen metrajlar ve sözleşmedeki birim fiyatlar esas alınarak hakedişler otomatik olarak hesaplanır. Sistem, KDV tevkifatı gibi vergi kesintilerini sözleşme parametrelerine göre uygular. Onay akışları tanımlanarak hakedişlerin ilgili birimler tarafından kontrol ve onayı sağlanır, bu da şeffaflığı ve doğruluğu artırır.
• 4. Teminat Takibi ve Hatırlatmalar: sozlesme-yonetimi modülü, teminat mektuplarının (kesin teminat, geçici teminat vb.) vadelerini, iade ve güncelleme tarihlerini takip eder. Vade bitimlerine yaklaşan teminatlar için otomatik hatırlatmalar göndererek olası risklerin önüne geçer ve proaktif yönetim imkanı sunar.
• 5. Ödeme ve Muhasebe Entegrasyonu: Onaylanan hakedişler, Parsek ERP'nin finans ve muhasebe modülleriyle entegre çalışarak ödeme süreçlerini otomatikleştirir. Bu entegrasyon, KDV tevkifatı dahil tüm mali kayıtların doğru ve zamanında yapılmasını sağlar.
• 6. Performans Değerlendirme ve Alt Yüklenici Portföyü: talep-tedarik modülü, alt yüklenicilerin geçmiş projelerdeki performansını (iş kalitesi, zamanında teslimat, sözleşmeye uyum vb.) kayıt altında tutarak, gelecekteki tedarikçi seçimlerinde objektif kararlar alınmasına yardımcı olur.