Tamamlanmış inşaat projelerinin garanti süreleri ve sonradan ortaya çıkan kusur bildirimleri neden etkin bir şekilde takip edilemiyor ve ilişkili maliyetler nasıl yönetilir?

Tamamlanmış inşaat projelerinin garanti süreleri ve sonradan ortaya çıkan kusur bildirimlerinin etkin bir şekilde takip edilememesi ile ilişkili maliyetlerin yönetilememesinin temel nedenleri şunlardır:

• Entegre Olmayan Sistemler ve Veri Dağınıklığı: Proje tamamlandıktan sonra garanti takibi, müşteri bildirimleri ve bakım operasyonları genellikle farklı departmanlarca, birbirinden bağımsız sistemler veya manuel yöntemlerle yürütülür. Bu durum, veriye erişimi ve koordinasyonu zorlaştırır.
• Kusur Bildirim Süreçlerinin Standartlaşmaması: Kusur bildirimlerinin alınması, kaydedilmesi, önceliklendirilmesi ve ilgili birimlere iletilmesi süreçlerinde standart bir iş akışının olmaması, gecikmelere ve bilgilerin kaybolmasına yol açar.
• Maliyet İlişkilendirme Zorlukları: Ortaya çıkan kusurların giderilmesi için yapılan harcamaların (malzeme, işçilik, taşeron hizmeti vb.) doğrudan ilgili projeye, hatta sorumlu alt yükleniciye veya iş kalemine ilişkilendirilmesinde güçlükler yaşanır. Hakediş veya teminat mektubu gibi finansal araçlarla ilişki kurmak karmaşık hale gelir.
• Garanti Süreleri ve Yasal Yükümlülüklerin Takibinde Aksaklıklar: Her projenin veya hatta proje içindeki farklı imalatların garanti sürelerinin, ilgili yasal mevzuatların ve sözleşmesel yükümlülüklerin manuel takibi hataya açık olup, zamanında aksiyon alınmasını engeller.
• Alt Yüklenici Sorumluluklarının Belirsizliği: Kusurun kimden kaynaklandığının tespiti, alt yüklenici sözleşmeleri ve hakediş kesintileri veya teminat mektubu iadesi süreçleriyle entegre edilemediği için sorumlulukların yönetimi karmaşıklaşır.

Parsek ERP, tamamlanmış inşaat projelerinin garanti süreçlerini ve kusur bildirimlerini etkin bir şekilde yönetmek, ilişkili maliyetleri kontrol altına almak için entegre modülleriyle kapsamlı bir çözüm sunar:

• Müşteri İlişkileri Modülü ile Kusur ve Garanti Takibi:
  • Müşterilerden gelen tüm kusur bildirimleri, Müşteri İlişkileri Modülü üzerinden merkezi olarak kaydedilir. Bu bildirimler detaylı açıklama, fotoğraf/video gibi eklerle zenginleştirilir.
  • Her proje için sözleşmede belirtilen garanti süreleri sisteme işlenir. Modül, garanti bitiş tarihlerine yaklaşırken otomatik uyarılar üreterek proaktif yönetimi destekler.
  • Gelen bildirimler, müşteri geçmişi ve proje bilgileriyle ilişkilendirilerek hızlı ve doğru yanıtlar verilmesini sağlar.
• Proje Yönetimi Modülü ile Kusur Giderme İş Akışları:
  • Kaydedilen kusur bildirimleri, Proje Yönetimi Modülü altında ilgili projeye, hatta spesifik poz veya iş kalemine bağlanır.
  • Kusurun giderilmesi için gerekli görevler, sorumlu ekipler (firma içi, taşeron) atanarak iş emri olarak oluşturulur. Bu görevlerin ilerlemesi, tamamlanma tarihleri ve ilişkili puantaj bilgileri sistemde takip edilir.
  • Özellikle alt yüklenicilerin yaptığı işlerden kaynaklanan kusurlar için, kusur giderme işi alt yükleniciye yönlendirilebilir ve bu durum, alt yüklenicinin hakediş veya kesin teminat süreçleriyle ilişkilendirilebilir.
• Kalite Kontrol Modülü ile Kök Neden Analizi ve Önleyici Faaliyetler:
  • Ortaya çıkan kusurların türleri, tekrarlanma sıklıkları ve kök nedenleri Kalite Kontrol Modülü içinde analiz edilir.
  • Bu analizler sonucunda, benzer kusurların gelecekteki projelerde tekrar etmesini engellemek için düzeltici ve önleyici faaliyetler (DÖF) tanımlanır ve takip edilir.
  • Modül, malzeme, işçilik veya proses hatalarından kaynaklanan kusurları ayrıştırarak daha sağlıklı bir kalite yönetimi sağlar.
• Finans Modülü ile Maliyet Yönetimi ve Muhasebeleştirme:
  • Kusur giderme faaliyetleri için yapılan tüm harcamalar (malzeme alımları, işçilik giderleri, dışarıdan alınan hizmetler) Finans Modülü üzerinden izlenir.
  • Bu maliyetler, ilgili projeye ve hatta kusurun kendisine detaylı olarak ilişkilendirilir. Böylece, garanti süreci sonrası ortaya çıkan maliyetlerin toplam proje bütçesi ve karlılık üzerindeki etkisi net bir şekilde görülebilir.
  • Eğer kusur alt yüklenici kaynaklı ise, Finans Modülü alt yüklenicinin hakedişinden kesinti yapılmasını veya sözleşmesinde belirtilmişse teminat mektubunun bir kısmının kullanılması gibi süreçleri destekler. KDV tevkifatı gibi muhasebesel işlemler de bu süreçte doğru şekilde yönetilir.