Şantiye özelinde, yapılan her bir iş kaleminin (örneğin; hafriyat, beton dökümü, elektrik tesisatı) gerektirdiği özel izinler, sertifikalar ve denetim onayları, proje takvimiyle entegre bir şekilde neden takip edilemiyor ve yasal riskler nasıl proaktif yönetilemiyor?

Şantiye özelinde yasal uyum süreçlerinin ve belge takibinin proaktif yönetilememesinin kök nedenleri şunlardır:

• Merkezi ve dijital bir sistemin eksikliği: İzinler, sertifikalar ve onaylar genellikle manuel, birbirinden bağımsız dosyalarda veya farklı birimlerce takip edilmektedir.
• Proje takvimi ile uyum süreçleri arasındaki kopukluk: İş kalemlerinin (pozların) ilerlemesi ile bu kalemler için gerekli yasal izinlerin ve denetimlerin senkronize olmaması.
• İş kalemlerine özgü gerekliliklerin standartlaştırılmaması: Her bir poz veya imalat kalemi için hangi belgelerin, hangi aşamada gerekli olduğunun net ve dijital bir kaydının bulunmaması.
• Otomatik bildirim ve hatırlatma mekanizmalarının yokluğu: Belge geçerlilik sürelerinin, denetim tarihlerinin veya yenilenmesi gereken izinlerin takibinde insan hatasına açık süreçler.
• Taşeron/alt yüklenici ve personel belgelendirmelerinin entegre takip edilememesi: İşin bir kısmını üstlenen taşeronların veya sahada çalışan personelin yetki ve sertifikalarının ana projeyle birlikte yönetilememesi.

Parsek ERP, Yasal Uyum modülü ile şantiye özelindeki yasal riskleri proaktif yönetme ve iş kalemlerinin gerektirdiği izin/sertifika takibini etkinleştirme konusunda somut adımlar sunar:

• Her bir poz veya iş kaleminin gerektirdiği özel izinleri, sertifikaları ve denetim onaylarını Parsek Yasal Uyum modülü altında tanımlayın ve merkezi olarak yönetin. Bu sayede, hangi iş için hangi belgenin zorunlu olduğu netleşir.
• Bu yasal gereklilikleri, projenin iş akışına ve metraj süreçlerine entegre edin. Örneğin, bir iş kaleminin hakedişe hazır hale gelmesi için gerekli yasal onayların tamamlandığından emin olun. Sistem, eksik belgeler veya onaylar olduğunda hakediş sürecini bloke edebilir veya uyarı verebilir.
• Proje takvimi ile entegrasyonu sağlayarak, belirli iş kalemlerinin başlangıç ve bitiş tarihlerine göre gerekli izinlerin başvuru ve onay süreçlerini otomatik olarak takip edin. Süresi dolmakta olan veya yenilenmesi gereken belgeler için Yasal Uyum modülü üzerinden otomatik bildirimler alın.
• Taşeron/alt yüklenici firmaların da ilgili iş kalemleri için gerekli sertifikalarını ve yetkinlik belgelerini Yasal Uyum modülü üzerinden takip edin, böylece taşeron hakediş süreçleri öncesinde uyum kontrolü yapılabilir.
• Çalışanların (puantaj ile ilişkilendirilebilecek) yetki ve sertifikalarını da bu modül altında yöneterek, şantiye güvenliği ve mevzuat uyumunu destekleyin. Sistem, süresi dolan yetki belgeleri için otomatik hatırlatmalar gönderir.
• Tüm yasal uyum süreçlerinin denetlenebilirliğini sağlayarak, denetim onaylarının ve belge güncellemelerinin kayıt altına alınmasını kolaylaştırın.