Avans mahsubu karışıklığı nasıl çözülür?

Avans mahsubu süreçlerinde yaşanan karışıklıklar, projenin finansal sağlığı ve yüklenici ilişkileri açısından önemli riskler taşır. Bu karışıklıkların kök nedenleri genellikle şunlardır:

• Manuel Süreçlere Bağımlılık: Avans takibi ve mahsup işlemlerinin el ile veya birbirinden bağımsız elektronik tablolar üzerinden yürütülmesi, hata payını artırır ve güncel durumu takip etmeyi zorlaştırır.
• Entegrasyon Eksikliği: Verilen avans kayıtları ile oluşturulan hakedişler arasında doğrudan bir sistem entegrasyonunun bulunmaması, mahsup adımlarının manuel olarak atılmasına ve veri tutarsızlıklarına yol açar.
• Avans Türlerinin Çeşitliliği: Malzeme avansı, işçilik avansı gibi farklı türlerde verilen avansların doğru şekilde sınıflandırılamaması ve hangi hakedişe nasıl mahsup edileceğinin net olmaması.
• Muhasebe ve Proje Ekibi Arasındaki Koordinasyon Eksikliği: Şantiye ve merkez ofis arasında avans ve hakediş verilerinin anlık olarak paylaşılmaması, farklı kayıtların oluşmasına neden olur.
• Mevzuat ve Sözleşme Karmaşıklığı: Özellikle KDV tevkifatı ve teminat mektubu gibi unsurların avans mahsubu sürecine etkisi, karmaşıklığı daha da artırabilir.

Parsek ERP, inşaat/taahhüt sektörünün dinamiklerine özel olarak tasarlanmış hakedis ve cari-hesap modülleri sayesinde avans mahsubu karışıklığını ortadan kaldırır ve süreci şeffaf, entegre ve kontrol edilebilir hale getirir:

• Avans Kayıt ve Takibi (Cari Hesap Modülü): Proje bazında verilen tüm avanslar (malzeme, işçilik vb.) cari-hesap modülünde detaylı olarak kaydedilir. Avansın türü, tutarı, tarihi, hangi projeye ve hangi yükleniciye ait olduğu bilgileri merkezi olarak tutulur. Bu sayede yüklenicinin güncel avans bakiyesi her an izlenebilir.
• Hakediş Hazırlığı ve Hesaplama (Hakediş Modülü): Şantiyeden gelen metraj ve birim fiyatlara göre (Çevre ve Şehircilik Bakanlığı pozları dikkate alınarak) hakedis modülünde hakedişler oluşturulur. Kesin teminat kesintileri, KDV tevkifatı gibi diğer yasal ve sözleşmesel kesintiler otomatik olarak hesaplamaya dahil edilir.
• Otomatik Avans Mahsubu (Hakediş ve Cari Hesap Modülleri): Hakediş oluşturulurken, hakedis modülü, cari-hesap modülündeki ilgili yüklenicinin bekleyen avanslarını otomatik olarak tespit eder. Sözleşmede belirlenen avans mahsup oranları ve koşulları doğrultusunda, hakediş tutarından otomatik mahsup işlemi gerçekleştirilir. Bu sayede manuel hata riski sıfıra indirilir.
• Entegre Bakiyeler ve Raporlama: Avans mahsubu tamamlandığında, hem hakedis hem de cari-hesap modüllerindeki yüklenici bakiyeleri anında güncellenir. Kullanıcılar, her iki modül üzerinden güncel hakediş durumu, kalan avans bakiyesi ve yükleniciye ödenecek net tutar gibi bilgileri içeren detaylı raporlar alabilirler.
• Mutabakat ve Kontrol: Cari-hesap modülü üzerinden yüklenicilerle yapılan mutabakat süreçleri kolaylaşır, geçmiş avans ve hakediş hareketleri şeffaf bir şekilde takip edilebilir.