Teminat kesintileri neden takip edilemiyor?

Teminat kesintilerinin takip edilememesinin başlıca nedenleri şunlardır:

• Manuel ve dağınık veri yönetimi: Teminat kesintileri, farklı belgelerde (sözleşme, hakediş raporu, muhasebe kayıtları) birbirinden bağımsız olarak tutulduğunda, bütünsel bir görünüm elde etmek zorlaşır ve hata riski artar.
• Sözleşme şartları ile hakediş entegrasyon eksikliği: Sözleşmelerde belirlenen teminat oranlarının veya serbest bırakma koşullarının hakediş sürecine otomatik olarak yansıtılmaması, hatalı kesintilere veya takipsizliğe yol açar.
• Kesintilerin güncel bakiye ile ilişkilendirilememesi: Her hakediş döneminde yapılan kesintilerin, projenin toplam teminat bakiyesi ve serbest bırakılacak tutarlar ile anlık olarak ilişkilendirilememesi, güncel durumu görmeyi engeller.
• Muhasebe kayıtları ile operasyonel takip arasındaki kopukluk: Yapılan kesintilerin ve iadelerin muhasebe sistemine doğru ve zamanında aktarılmaması, finansal tablolar ile proje bazlı takibin farklılaşmasına neden olur.
• Kısmi serbest bırakma süreçlerinin karmaşıklığı: Geçici veya kesin kabul sonrası teminat mektuplarının kısmen veya veya tamamen serbest bırakılması süreçlerinin karmaşık olması, takibi güçleştirir.

Parsek ERP, inşaat/taahhüt sektörüne özel Hakediş ve Sözleşme modülleri sayesinde teminat kesintileri takibi problemine entegre ve etkili bir çözüm sunar:

• Sözleşme Modülünde Detaylı Tanımlama:
  • Her projenin veya taşeron sözleşmesinin başlangıcında, ilgili Sözleşme modülü üzerinden teminat türü (kesin teminat, avans teminatı vb.), oranı ve serbest bırakılma koşulları eksiksiz olarak tanımlanır. Bu, sistemin hakediş sürecinde yapacağı kesintiler için temel oluşturur.
  • Gerekirse, alınan teminat mektuplarının bilgileri de bu modül üzerinden sisteme işlenerek, mektup takibi ve vadesi gibi detaylar da yönetilir.
• Hakediş Modülünde Otomatik Kesinti ve Takip:
  • Yapılan işin metraj ve birim fiyatlara göre Hakediş modülünde hesaplanması sırasında, Sözleşme modülünden alınan tanımlamalara göre teminat kesintileri otomatik olarak uygulanır.
  • Her hakedişte kesilen teminat tutarı, toplam teminat bakiyesine eklenir ve sistem, sözleşmede belirtilen maksimum teminat tutarına ulaşılıp ulaşılmadığını kontrol eder.
  • Hakediş raporlarında, toplam kesilen teminat tutarı ve kalan teminat bakiyesi detaylı bir şekilde gösterilir, böylece anlık durum görünür hale gelir.
• Serbest Bırakma ve İade Süreçlerinin Yönetimi:
  • Geçici kabul veya kesin kabul süreçlerinin tamamlanmasının ardından, Sözleşme modülünde yapılan kabul girişleri ile entegre olarak teminat serbest bırakma süreçleri başlatılır.
  • Sistem, serbest bırakılması gereken teminat tutarını otomatik olarak hesaplar ve muhasebe entegrasyonu sayesinde ilgili kayıtları oluşturur. Böylece iade edilecek tutarlar ve kalan teminat bakiyesi güncel tutulur.
• Kapsamlı Raporlama ve Analiz:
  • Parsek ERP, proje, sözleşme veya tedarikçi bazında kesilen, serbest bırakılan ve kalan teminat tutarları hakkında detaylı raporlar sunar. Bu raporlar sayesinde finansal durum anlık olarak izlenebilir ve doğru kararlar alınabilir.