Ana sözleşmeden kaynaklanan süre uzatımı ve ek maliyet talepleri (claim yönetimi) neden etkin bir şekilde belgelenemiyor ve karşı taraf ile uzlaşma süreçleri neden zorlaşıyor?

Ana sözleşmeden kaynaklanan süre uzatımı ve ek maliyet taleplerinin etkin yönetilememesinin temel nedenleri şunlardır:

• Veri Dağınıklığı ve Güncel Olmayan Bilgi: Proje sahasından gelen verilerin (metraj, imalat ilerlemesi, saha olayları) manuel veya farklı sistemlerde tutulması, güncel ve doğru bilgiye erişimi engeller. Bu durum, hakediş süreçlerini de olumsuz etkiler.
• Etkin Belgeleme Mekanizması Eksikliği: Değişiklik emirleri, ek protokoller, saha tutanakları, idare yazışmaları gibi kritik belgelerin merkezi ve izlenebilir bir yapıda tutulmaması, taleplerin ispatlanmasını güçleştirir.
• Sözleşmesel Koşulların Takibinde Yetersizlik: Ana sözleşmedeki süre uzatımı ve maliyet artışı maddelerinin, proje ilerlemesi ve yaşanan olaylarla eş zamanlı olarak takip edilememesi. Teminat mektupları ve KDV tevkifatı gibi finansal garantilerin değişimlerinin izlenmesi de kritik öneme sahiptir.
• Gecikmeli Talep Bildirimi: Potansiyel bir claim olayının (örneğin; idarenin projeyi geciktirmesi, beklenmedik zemin koşulları) zamanında tespit edilip sözleşme gereği bildirimlerin yapılmaması.
• Proje ve Finans Ekipleri Arasında Koordinasyon Eksikliği: Talep edilen ek maliyetlerin (ekipman beklemesi, işçilik puantajında artış, taşeron hakediş farkları) finansal etkilerinin doğru ve hızlı bir şekilde hesaplanamaması.

Parsek ERP, "Sözleşme Yönetimi" ve "Proje Yönetimi" modülleri ile ana sözleşmeden kaynaklanan süre uzatımı ve ek maliyet taleplerinin etkin yönetimini sağlayarak uzlaşma süreçlerini kolaylaştırır:

• Sözleşme Yönetimi Modülü ile Güçlü Temel:
  • Tüm ana sözleşme, ek protokoller, değişiklik emirleri ve yazışmalar dijital ortamda merkezi olarak saklanır ve versiyon kontrolü sağlanır. Sözleşme maddeleri, süre uzatımı ve maliyet artışı koşulları sisteme tanımlanır.
  • Teminat mektupları, KDV tevkifatı gibi finansal güvenceler ve ödeme koşulları bu modül üzerinden takip edilerek sözleşmesel yükümlülüklere uygunluk denetlenir.
  • Claim olayları, ilgili sözleşme maddelerine doğrudan referans gösterilerek sisteme işlenir, bu sayede talebin sözleşmesel dayanağı güçlenir.
• Proje Yönetimi Modülü ile Detaylı Takip ve Belgeleme:
  • Proje sahasındaki ilerlemeler (metraj bazında), poz/birim fiyat değişiklikleri ve imalat miktarları anlık olarak sisteme girilir. Bu veriler, hakediş süreçlerinin yanı sıra claim taleplerinin de temelini oluşturur.
  • Saha olayları (gecikmeler, ek işler, beklenmedik durumlar) olay kayıtları olarak sisteme işlenir. Bu kayıtlar, tarihler, açıklamalar, fotoğraflar ve ilgili kişilerle detaylandırılarak claim dosyasının bir parçası haline gelir.
  • Kaynak takibi (işçilik puantajı, makine parkı kullanımı) ile ek maliyetlerin somut verilerle desteklenmesi sağlanır. Örneğin, bir gecikme durumunda artan işçilik veya makine bekleme süreleri puantaj kayıtları ile ispatlanabilir.
  • Taşeron/alt yüklenici hakedişleri ve sözleşmeleri bu modül üzerinden yönetilir. Ana sözleşme claim'lerinden etkilenen taşeron maliyetleri otomatik olarak ilişkilendirilir.
  • Bütçe-gerçekleşen analizleri ile claim'lerin proje bütçesi üzerindeki etkileri net bir şekilde raporlanır, böylece ek maliyet talepleri finansal verilerle desteklenir.
• Entegre Raporlama ve Analiz: Her iki modülden gelen verilerle, claim talepleri için kapsamlı raporlar ve analizler oluşturulur. Bu raporlar, taleplerin nedenlerini, süresini, maliyetini ve sözleşmesel dayanaklarını bir araya getirerek karşı taraf ile uzlaşma süreçlerinde güçlü birer argüman sunar.