Malzeme irsaliyesi ile fatura neden uyuşmaz?

Malzeme irsaliyesi ile faturanın uyuşmamasının kök nedenleri genellikle operasyonel süreçlerdeki eksikliklerden veya farklı zaman dilimlerinde gerçekleşen işlemlerden kaynaklanır:

• Parsiyel Teslimat ve Tek Fatura: Bir satın alma siparişine bağlı malzemelerin birden fazla irsaliye ile farklı zamanlarda teslim edilmesine rağmen, tek bir fatura ile kesilmesi veya tam tersi.
• Miktar ve Birim Farklılıkları: Depoya giriş yapılırken irsaliye üzerinde yazan miktar veya birimin yanlış girilmesi ya da tedarikçi faturasında irsaliyeden farklı bir miktar/birimin yer alması.
• Fiyat ve İskonto Hataları: Satın alma siparişindeki birim fiyat, irsaliye düzenlenirken veya fatura kesilirken yanlış uygulanması, özel iskonto veya ek maliyetlerin (nakliye, sigorta vb.) sadece faturada yer alması ancak irsaliyede belirtilmemesi.
• Malzeme İadeleri ve Değişimleri: Teslimat sonrası hasarlı veya yanlış malzemenin iade edilmesi ya da değiştirilmesi durumunda, iade/değişim irsaliyesinin düzgün düzenlenmemesi veya faturaya yansıtılmaması.
• Muhasebe Dönem Farkları: Malzemenin bir muhasebe döneminde irsaliye ile teslim alınmasına rağmen, faturasının bir sonraki muhasebe döneminde gelmesi, dönem sonu stok ve borç bakiyelerinde farklar yaratır.

Parsek ERP, inşaat/taahhüt sektörünün dinamik ihtiyaçlarına özel entegre modülleriyle malzeme irsaliyesi ve fatura uyuşmazlıklarını kökünden çözerek operasyonel verimliliği artırır:

• Satın Alma Siparişinden Entegre Takip: Satın alma süreci Parsek ERP'deki Satın Alma Yönetimi modülü üzerinden başlatılır. Her sipariş için detaylı kalem, miktar ve birim fiyat bilgisi girilir.
• Stok-Depo Modülü ile Doğru Kabul: Malzeme teslimatında, stok-depo modülü kullanılarak gelen irsaliye, ilgili satın alma siparişiyle eşleştirilir. Sistem, sipariş verilen miktar ile irsaliye miktarı arasındaki farkları anında gösterir. Depo personeli, fiziki sayım sonrası kabul işlemini gerçekleştirirken olası miktar, birim veya hasar farklılıklarını sisteme işler ve tutanak oluşturur. Kısmi teslimatlar, sipariş bakiyesinin otomatik olarak güncellenmesiyle kolayca takip edilir.
• Cari-Finans Modülü ile Otomatik Fatura Eşleştirme: Tedarikçi faturası geldiğinde, cari-finans modülü üzerinden fatura girişi yapılır. Parsek ERP, fatura kalemlerini ilgili satın alma siparişi ve ona bağlı teslimat irsaliyeleri ile otomatik olarak eşleştirir. Sistem, miktar, birim fiyat, tutar ve KDV gibi alanlarda herhangi bir uyuşmazlık tespit ettiğinde kullanıcıyı uyarır ve onay mekanizmaları devreye girer.
• Hata ve Uyuşmazlık Raporlama: Parsek ERP, irsaliye ve fatura arasındaki farkları (eksik/fazla teslimat, fiyat farkı vb.) detaylı raporlar halinde sunar. Bu raporlar sayesinde, ilgili birimler (satın alma, finans, depo) hızlıca müdahale edebilir ve tedarikçi ile iletişim kurarak düzeltme süreçlerini başlatabilir.
• Geri İade ve Düzeltme İşlemleri: Malzeme iadeleri durumunda, stok-depo modülü üzerinden iade irsaliyesi düzenlenir ve stok düşüşü anında gerçekleşir. cari-finans modülü, bu iadelerin faturaya yansımasını ve mahsuplaşmasını kolaylaştırır, böylece finansal kayıtlar her zaman güncel ve doğru kalır.