İSG-KATİP Bildirim Sistemi ve İBYS Entegrasyonunda Parsek İSG/İBYS ile Tam Uyum

İş Sağlığı ve Güvenliği (İSG) süreçlerinin karmaşıklığı, günümüz iş dünyasında işletmeler ve OSGB'ler için büyük bir zorluk teşkil etmektedir. Özellikle İSG-KATİP ve İBYS (İş Sağlığı ve Güvenliği Bilgi Yönetim Sistemi) gibi kritik dijital platformlar, mevzuata uyumun ve sürdürülebilir bir İSG yönetiminin temel taşlarını oluşturur. Ben, Akın Çoban, Parsek Solutions İSG/İBYS Çözümleri Sorumlusu olarak, bu sistemlerin doğru anlaşılması ve etkin bir şekilde yönetilmesinin önemini vurgulamak istiyorum. Amacımız, işletmelerin ve OSGB'lerin İSG-KATİP ve İBYS ile ilgili yükümlülüklerini kolayca yerine getirmelerini sağlamak ve bu süreçlerde yaşanan sıkıntıları Parsek İSG/İBYS gibi yenilikçi çözümlerle ortadan kaldırmaktır.

İSG mevzuatına uyum, sadece yasal zorunlulukları yerine getirmekle kalmaz, aynı zamanda çalışan sağlığını korumanın, iş kazalarını ve meslek hastalıklarını önlemenin, dolayısıyla işletmenin verimliliğini ve itibarını artırmanın da anahtarıdır. Ancak bu uyum süreci, özellikle “İSG-KATİP bildirim sistemi” gibi kavramların yanlış yorumlanması veya İBYS ile karıştırılması nedeniyle sıklıkla aksayabilmektedir. Bu yazımızda, İSG-KATİP ve İBYS arasındaki farkları netleştirecek, her bir sistemin önemini açıklayacak ve Parsek İSG/İBYS'in bu süreçlerde nasıl eksiksiz bir çözüm sunduğunu detaylandıracağız.

İSG-KATİP Nedir ve İSG Yönetimindeki Hayati Rolü?

Öncelikle hedef anahtar kelimemiz olan “İSG-KATİP bildirim sistemi” ifadesini açıklığa kavuşturalım. İSG-KATİP, aslında bir ‘bildirim sistemi’ değil, İş Sağlığı ve Güvenliği Profesyonellerinin (İş Güvenliği Uzmanları, İşyeri Hekimleri ve Diğer Sağlık Personeli) yetkilendirilmesi, işyerleri ile sözleşmelerinin düzenlenmesi ve e-Devlet üzerinden onaylanması için Çalışma ve Sosyal Güvenlik Bakanlığı tarafından kullanılan merkezi bir ‘atamaların onaylandığı’ sistemdir. Yani İSG-KATİP, uzman ve hekim atamalarının yasal zemine oturtulduğu bir platformdur.

6331 sayılı İş Sağlığı ve Güvenliği Kanunu kapsamında, her işyerinin tehlike sınıfına ve çalışan sayısına göre belirlenmiş nitelikte İSG profesyonelleri istihdam etme veya OSGB'lerden hizmet alma zorunluluğu bulunur. Bu atama ve sözleşme süreçleri tamamen İSG-KATİP üzerinden yürütülür. Örneğin, çok tehlikeli sınıftaki bir işyerinin A sınıfı iş güvenliği uzmanı istihdam etmesi gerekirken, az tehlikeli sınıftaki bir işyerinin en az C sınıfı uzmana ihtiyacı vardır. Bu doğru ve onaylı atamalar, sağlıklı bir İSG yönetim sisteminin ilk adımıdır.

İSG-KATİP üzerinden yapılan atamaların eksik veya hatalı olması, hizmet alım sözleşmelerinin onaylanmaması gibi durumlar, idari para cezalarının yanı sıra, işyerinin İSG hizmeti almadığı anlamına gelir. Bu da ciddi yasal riskler doğurur. Parsek İSG/İBYS, bu atama süreçlerini doğrudan yapmasa da, İSG profesyonellerinin yetki belgeleri, sözleşme süreleri ve atama bilgileri gibi kritik verilerin düzenli bir şekilde takip edilmesini sağlayarak, İSG-KATİP süreçlerinin sağlıklı işlemesine dolaylı olarak destek olur. Bu sayede, atama sürelerinin takibi ve gerekli belgelerin hazırlanması gibi ön süreçler ozluk-dokumantasyon ve sozlesme-yonetimi-osgb modüllerimizle kolayca yönetilebilir. İSG-KATİP ile ilgili tüm bu bilgileri eksiksiz ve güncel tutmak için Parsek İSG/İBYS önemli bir yardımcıdır.

İBYS Bildirim Sistemi: Kapsamlı Bir Bakış

İSG-KATİP atamaları yapıldıktan ve yasal zorunluluklar yerine getirildikten sonra sıra, İSG faaliyetlerinin Bakanlığa bildirilmesine gelir. İşte tam da burada İş Sağlığı ve Güvenliği Bilgi Yönetim Sistemi, yani İBYS devreye girer. İBYS, OSGB'ler, işyeri hekimleri ve iş güvenliği uzmanları tarafından işyerlerinde yapılan tüm İSG faaliyetlerinin elektronik ortamda Çalışma ve Sosyal Güvenlik Bakanlığı’na bildirildiği merkezi bir sistemdir. İSG-KATİP, uzmanların 'kim' olduğunu ve 'nerede' görevli olduğunu belirlerken, İBYS ise 'ne yapıldığını' kaydeder.

İBYS üzerinden bildirilmesi gereken başlıca faaliyetler şunlardır:

• Çalışan Sağlık Gözetimi: İşe giriş ve periyodik sağlık muayeneleri, tetkikler, aşılar, sevkler ve reçete bilgileri. Örneğin, çok tehlikeli işyerlerinde yılda 1, tehlikeli işyerlerinde 2 yılda 1, az tehlikeli işyerlerinde 3 yılda 1 yapılan periyodik sağlık muayeneleri bu kapsamdadır.
• İSG Eğitimleri: Çalışanlara verilen İSG eğitimlerinin detayları (konu, süre, katılımcı). Az tehlikeli işyerlerinde 3 yılda bir en az 8 saat, tehlikeli işyerlerinde 2 yılda bir en az 12 saat, çok tehlikeli işyerlerinde yılda bir en az 16 saat eğitim tekrarı zorunluluğu bulunur.
• Risk Değerlendirmeleri: Yapılan risk değerlendirmesi çalışmaları ve yenileme tarihleri. Çok tehlikeli işyerleri için 2 yıl, tehlikeli için 4 yıl, az tehlikeli için 6 yılda bir yenilenmesi zorunludur.
• İş Kazası ve Meslek Hastalığı Kayıtları: Bildirilen iş kazaları ve tespit edilen meslek hastalıkları. İş kazaları kazadan sonraki 3 iş günü içinde SGK'ya elektronik ortamda bildirilmelidir.
• Saha Denetimleri ve Uygunsuzluklar: İşyerinde yapılan denetimler, tespit edilen eksiklikler ve düzeltici/önleyici faaliyetler (DÖF).
• KKD Zimmet Kayıtları: Çalışanlara zimmetle teslim edilen Kişisel Koruyucu Donanımlar (KKD) ve bunların yenilenme takipleri.

Bu bildirimlerin eksiksiz, doğru ve zamanında yapılması hayati önem taşır. Bildirimlerdeki aksaklıklar veya eksiklikler, ciddi idari para cezalarına ve denetimlerde olumsuz sonuçlara yol açabilir.

Parsek İSG/İBYS ile Entegre ve Sorunsuz İBYS Bildirimleri

İBYS bildirimlerinin karmaşıklığı ve kapsamı düşünüldüğünde, manuel yöntemlerle bu yükümlülüğü hatasız yerine getirmek neredeyse imkansızdır. İşte bu noktada Parsek İSG/İBYS, kapsamlı ve entegre yapısıyla devreye girer. Parsek İSG/İBYS, işyerlerinin ve OSGB'lerin tüm İSG faaliyetlerini tek bir platformda yöneterek, İBYS'e yapılacak bildirimleri otomatize eder ve kolaylaştırır.

Parsek İSG/İBYS, sahip olduğu modüllerle İBYS'e veri akışını sorunsuz bir şekilde sağlar:

• İBYS Bildirim Modülü: Tüm İSG verilerinizi tek bir merkezde toplar ve Bakanlık sistemine anlık veya toplu olarak aktarır. Hata riskini minimize eder ve bildirim süreçlerini hızlandırır.
• Çalışan Sağlık Takibi ve Periyodik Muayene Modülleri: İşe giriş ve periyodik muayene verilerini, sağlık taramalarını ve sürveyans kayıtlarını otomatik olarak İBYS'e hazırlar. Periyodik muayene ve sağlık tarama takipleri sayesinde hiçbir muayene aksamaz.
• Eğitim Yönetimi Modülü: Çalışanlara verilen İSG eğitimlerinin planlamasını, takibini ve bildirimini kolaylaştırır. Eğitmen, konu, süre, katılım bilgileri eksiksiz bir şekilde İBYS'e iletilir.
• Risk Değerlendirme Modülü: İşyerindeki tüm risk değerlendirme süreçlerini yönetir, yenileme tarihlerini takip eder ve İBYS'e bildirim için gerekli verileri sağlar.
• İş Kazası Raporlama ve Ramak Kala Modülleri: İş kazalarını ve ramak kala olaylarını hızla kaydetmenizi, DÖF başlatmanızı ve yasal süreler içinde İBYS ile SGK'ya bildirim için gerekli verileri hazırlamanızı sağlar. Ramak kala olaylarının kayıt altına alınması, gelecekteki kazaların önlenmesinde kritik rol oynar.
• KKD Zimmet Modülü: Çalışanlara verilen Kişisel Koruyucu Donanımların (KKD) zimmet kayıtlarını eksiksiz tutar. İşveren tarafından ücretsiz sağlanan KKD'lerin takibi ve yenileme zamanları için raporlama imkanı sunar.

Parsek İSG/İBYS ile İBYS bildirimleri artık bir yük olmaktan çıkar, tam aksine İSG süreçlerinizin doğal bir uzantısı haline gelir. Veri tekrarını önler, insan kaynaklı hataları minimize eder ve mevzuata tam uyum sağlar. Merkezi veri tabanı sayesinde tüm İSG verileriniz güncel ve erişilebilir olur, bu da denetimlere hazırlık süresini önemli ölçüde kısaltır.

İSG Mevzuatına Uyumda Parsek İSG/İBYS'in Rolü

6331 sayılı İş Sağlığı ve Güvenliği Kanunu, işverenlerin İSG alanındaki sorumluluklarını açıkça tanımlamıştır. Bu sorumluluklar, sadece İSG-KATİP üzerinden uzman atamalarını ve İBYS bildirimlerini değil, aynı zamanda proaktif bir İSG kültürü oluşturmayı da kapsar. Parsek İSG/İBYS, bu geniş kapsamlı mevzuat yükümlülüklerine uyumda işletmenizin en büyük destekçisidir.

• Risk Değerlendirmesi Yönetimi: Kanunen zorunlu olan risk değerlendirmelerini periyodik olarak ve güncel yönetmeliklere uygun şekilde yapmanızı sağlar. Risk değerlendirme modülü, riskleri belirleme, analiz etme, değerlendirme ve kontrol önlemlerini planlama süreçlerini adım adım yönetir, böylece yasal yenileme sürelerine (çok tehlikeli 2 yıl, tehlikeli 4 yıl, az tehlikeli 6 yıl) uyumu garanti eder.
• Acil Durum Yönetimi: Acil durum planlarının hazırlanması, tatbikatların düzenlenmesi ve kayıt altına alınması.
• Saha Denetimleri ve DÖF Takibi: Saha denetim modülü ile işyerinde düzenli kontroller yapabilir, tespit edilen uygunsuzluklar için düzeltici ve önleyici faaliyetler (DÖF) başlatabilir, bunların takibini yaparak İSG performansınızı sürekli iyileştirebilirsiniz.
• Sertifika ve Belge Yönetimi: Çalışanların yetkinlik ve eğitim sertifikaları ile işyeri ile ilgili tüm İSG belgelerinin merkezi olarak saklanması ve takip edilmesi. Sertifika yönetim modülü, yetkinlikleri ve geçerlilik sürelerini kolayca izlemenizi sağlar.

Parsek İSG/İBYS, tüm bu süreçleri birbiriyle entegre ederek, işverenlerin ve İSG profesyonellerinin zaman ve kaynaklarını daha verimli kullanmasını sağlar. Böylece, kağıt işlerinden kurtulur, bürokrasiyi azaltır ve gerçek İSG faaliyetlerine odaklanabilirsiniz.

OSGB'ler ve İşverenler için Parsek İSG/İBYS'in Farkı

Parsek İSG/İBYS, sadece tek bir işyerinin değil, aynı zamanda çok sayıda müşteriye hizmet veren OSGB'lerin de ihtiyaçlarına eksiksiz cevap verir. OSGB'ler için sözleşme yönetimi modülü ile müşteri takibi, hizmet planlaması ve faturalandırma süreçleri kolaylaşırken, her bir müşteri işyerine özel İSG çözümleri sunma yeteneği artar.

İşverenler için ise kendi bünyelerinde kurdukları İSG birimlerinin veya dışarıdan aldıkları OSGB hizmetlerinin tam anlamıyla yönetilmesini sağlar. Merkezi veri tabanı, tüm çalışan verilerinin, sağlık kayıtlarının, eğitim bilgilerinin ve risk analizlerinin güvenli bir şekilde saklanmasını garanti eder. Bu sayede:

• Zaman ve Maliyet Tasarrufu: Otomatize edilmiş bildirimler ve kolaylaştırılmış süreçler sayesinde İSG süreçlerine ayrılan zaman ve insan kaynağı maliyeti azalır.
• Yasal Uyum ve Ceza Riskinin Azalması: Tüm bildirimlerin zamanında ve eksiksiz yapılması, idari para cezası riskini ortadan kaldırır.
• Verimlilik ve Şeffaflık: Tüm İSG verileri tek bir platformda toplandığı için raporlama ve analiz süreçleri hızlanır, karar alma mekanizmaları güçlenir.
• Çalışan Memnuniyeti ve Güvenliği: Proaktif İSG yönetimi sayesinde iş kazaları ve meslek hastalıkları azalır, çalışanların iş güvenliği bilinci ve motivasyonu artar.

Parsek İSG/İBYS, sadece bir yazılım değil, aynı zamanda işletmenizin İSG kültürünü dönüştürecek stratejik bir ortaktır. Mevzuat takibinden risk yönetimine, sağlık gözetiminden eğitim planlamasına kadar tüm İSG süreçlerinizi dijitalleştirerek, sizi geleceğe hazırlar.

📊 Temsili Vaka Analizi

Not: Aşağıdaki senaryo temsili bir örnektir; gerçek müşteri verisi değildir.

İşyeri Profili: Marmara Tekstil A.Ş., Bursa'da faaliyet gösteren, 350 çalışanı bulunan, çok tehlikeli sınıfa giren büyük bir tekstil fabrikasıdır. Bünyesinde iş güvenliği uzmanı ve işyeri hekimi bulundurmaktadır.

Karşılaştıkları İSG Sorunu:

• İş güvenliği uzmanı ve işyeri hekimi atamaları İSG-KATİP üzerinden onaylı olmasına rağmen, periyodik İBYS bildirimlerinde sürekli gecikmeler yaşanmaktaydı. Özellikle periyodik muayene ve eğitim bildirimleri eksik veya hatalı yapılıyordu.
• KKD zimmet kayıtları manuel takip edildiği için, çalışanların hangi KKD'yi ne zaman aldığı ve yenileme tarihlerinin takibi zordu, bu da bazı durumlarda eksik KKD kullanımı riskini doğuruyordu.
• İş kazası ve ramak kala olaylarının kayıt altına alınmasında tutarsızlıklar vardı, bu da kök neden analizi ve DÖF (Düzeltici Önleyici Faaliyet) süreçlerini aksatıyordu.

Parsek İSG/İBYS ile Uygulanan Çözüm:

• Marmara Tekstil A.Ş., Parsek İSG/İBYS’in İBYS Bildirim, Çalışan Sağlık Takibi, KKD Zimmet, Eğitim Yönetimi ve İş Kazası Raporlama modüllerini entegre bir şekilde kullanmaya başladı.
• Sağlık muayene ve eğitim verileri, ilgili modüllere girildikten sonra otomatik olarak İBYS'e bildirim için hazır hale getirildi ve tek tuşla gönderilebilir hale geldi.
• KKD zimmet işlemleri dijitalleştirildi, her çalışana zimmetlenen KKD'nin türü, tarihi ve yenileme süresi sistem üzerinden takip edilmeye başlandı.
• İş kazaları ve ramak kala olayları, detaylı raporlama alanları ile anında sisteme girilerek, hızlı DÖF başlatma ve takip mekanizması kuruldu.

Ölçülebilir Sonuçlar:

• İBYS bildirimlerinde yaşanan gecikmeler %90 oranında azaldı, ilk 6 ay içinde hiçbir idari para cezası alınmadı.
• KKD zimmet takibinde yaşanan karışıklıklar tamamen giderildi, yıllık %15 oranında KKD israfının önüne geçildi.
• İş kazası ve ramak kala olaylarının kayıt altına alınma süresi 3 günden 1 güne indi, bu sayede DÖF süreçleri %40 daha hızlı başlatıldı ve tamamlandı.
• Yıllık olarak İSG evrak ve bildirim süreçlerinde harcanan mesai süresi yaklaşık 400 saat azaldı, bu da İSG profesyonellerinin saha çalışmalarına daha fazla odaklanmasını sağladı.

Marmara Tekstil A.Ş., Parsek İSG/İBYS sayesinde İSG süreçlerinde tam bir dijital dönüşüm yaşayarak hem yasal uyumu sağladı hem de operasyonel verimliliğini artırdı.

Sonuç: Parsek İSG/İBYS ile İSG-KATİP ve İBYS Süreçlerini Kusursuz Yönetin

İSG-KATİP üzerinden yapılan doğru uzman atamaları ve İBYS üzerinden yapılan eksiksiz faaliyet bildirimleri, modern bir İSG yönetim sisteminin ayrılmaz parçalarıdır. Bu iki sistem arasındaki ayrımı netleştirmek ve her ikisine de uyumu sağlamak, işyerlerinin yasal yükümlülüklerini yerine getirmesi, iş kazalarını önlemesi ve sürdürülebilir bir iş ortamı yaratması için kritik öneme sahiptir. Parsek İSG/İBYS, bu karmaşık süreçleri basitleştiren, otomatize eden ve merkezi bir platformda yönetmenizi sağlayan kapsamlı bir çözümdür. Biz, Parsek Solutions olarak, işletmenizin İSG mevzuatına uyum yolculuğunda her adımda yanınızdayız.

İSG-KATİP süreçlerinin takibinden, İBYS'e yapılacak tüm bildirimlere, KKD zimmet yönetiminden risk değerlendirmelerine kadar tüm İSG faaliyetlerinizi tek bir platformdan yönetmek için Parsek İSG/İBYS modülünü inceleyin.

Daha fazla bilgi için https://parsek.tr adresini ziyaret edin.