İSG-KATİP Bildirim Programı: Yasal Yükümlülükler ve Parsek İSG/İBYS ile Dijital Dönüşüm

Değerli İSG Profesyonelleri, İşveren Vekilleri ve OSGB Yöneticileri,

İş Sağlığı ve Güvenliği (İSG) süreçleri, ülkemizin çalışma hayatında büyük bir öneme sahiptir. 6331 sayılı İş Sağlığı ve Güvenliği Kanunu’nun yürürlüğe girmesiyle birlikte, işyerlerinde güvenli ve sağlıklı bir çalışma ortamı sağlamak, sadece insani bir sorumluluk olmanın ötesinde, yasal bir zorunluluk haline gelmiştir. Bu zorunluluk, beraberinde karmaşık bildirim ve kayıt tutma süreçlerini de getirmiştir. İşte bu noktada, “İSG-KATİP bildirim programı” terimiyle sıkça karşılaşıyor ve bu sistemin işleyişi hakkında detaylı bilgiye ihtiyaç duyduğunuzu biliyorum.

Akın Çoban olarak, Parsek Solutions İSG/İBYS Çözümleri Sorumlusu sıfatıyla, İSG-KATİP ve İSG Bilgi Yönetim Sistemi (İBYS) arasındaki farkları netleştirmek, yasal yükümlülüklerinizi anlamanıza yardımcı olmak ve Parsek İSG/İBYS çözümümüzün bu süreçlerde sizlere nasıl bir kolaylık sağlayabileceğini aktarmak için buradayım.

İSG-KATİP Nedir ve İSG Profesyonelleri İçin Neden Hayatidir?

Öncelikle, hedef anahtar kelimemiz olan “İSG-KATİP bildirim programı” kavramına açıklık getirelim. İSG-KATİP (İş Sağlığı ve Güvenliği Kayıt, Takip ve Bildirim Sistemi), Çalışma ve Sosyal Güvenlik Bakanlığı tarafından iş güvenliği uzmanlarının, işyeri hekimlerinin ve diğer sağlık personelinin işyerlerine atama ve sözleşme onay süreçlerini elektronik ortamda yönetmek için kullanılan kritik bir sistemdir. Bir uzman veya hekimin, bir işyerine İSG hizmeti vermek üzere atanabilmesi ve bu atamanın yasal geçerlilik kazanabilmesi için İSG-KATİP sistemi üzerinden e-Devlet aracılığıyla onaylanması zorunludur.

Bu sistem, atama ve sözleşme bilgilerinin şeffaf bir şekilde kayıt altına alınmasını sağlar ve herhangi bir değişikliğin (sözleşme feshi, yeni atama vb.) yine bu sistem üzerinden bildirilmesini gerektirir. İSG-KATİP, aslında bir ‘atamayı onaylama ve takip’ sistemidir, doğrudan ‘İSG faaliyet bildirim programı’ değildir. Ancak İSG hizmetlerinin temelini oluşturur; zira, İSG-KATİP üzerinden ataması onaylanmamış bir profesyonelin gerçekleştirdiği faaliyetler yasal olarak geçersiz sayılabilir ve işverene ciddi idari para cezaları ile birlikte sorumluluklar doğurabilir.

İBYS: İSG Verilerinin Bakanlığa Aktarımı ve Takibi

İSG-KATİP’in temel işlevini anladıktan sonra, bir diğer önemli sistem olan İSG Bilgi Yönetim Sistemi (İBYS) ile olan farkını netleştirmek gereklidir. İBYS, iş sağlığı ve güvenliği hizmeti veren OSGB’ler veya işyerleri tarafından, gerçekleştirilen tüm İSG faaliyetlerinin (muayeneler, tetkikler, reçeteler, risk değerlendirmeleri, eğitimler, kaza bildirimleri vb.) elektronik ortamda Çalışma ve Sosyal Güvenlik Bakanlığı’na bildirilmesi için kullanılan bir platformdur. İBYS, bir nevi İSG faaliyetlerinin dijital karnesidir.

6331 sayılı İş Sağlığı ve Güvenliği Kanunu’nun getirdiği yükümlülükler doğrultusunda, işyerlerinin tehlike sınıfına ve çalışan sayısına bakılmaksızın, Bakanlıkça belirlenen periyotlarda İSG faaliyetlerini İBYS’ye bildirmesi şarttır. Bu bildirimler, iş sağlığı ve güvenliği denetimlerinin temelini oluşturur ve işyerlerinin yasal uyumluluğunu gösterir.

İSG-KATİP ve İBYS Arasındaki Temel Farklar: Karmaşayı Gidermek

Peki, “İSG-KATİP bildirim programı” denildiğinde akıllara gelen bu iki sistem arasındaki temel fark nedir? Kısaca özetlersek:

• İSG-KATİP: İş güvenliği uzmanı, işyeri hekimi ve diğer sağlık personelinin işyerine atanma ve sözleşme onay sistemidir. Personel atamalarının yasal geçerliliğini sağlar.
• İBYS: Ataması yapılmış İSG profesyonelleri tarafından işyerinde gerçekleştirilen İSG faaliyetlerinin (sağlık muayeneleri, risk değerlendirmeleri, eğitimler vb.) Bakanlığa elektronik ortamda bildirilme sistemidir.

Yani, İSG-KATİP atamanın kapısı, İBYS ise bu atamanın ardından gerçekleştirilen tüm İSG hizmetlerinin raporlandığı, izlendiği ve denetlendiği ana bilgi sistemidir. Her iki sistem de İSG uyumluluğunuz için vazgeçilmezdir ve birbirini tamamlar.

6331 Sayılı Kanun Kapsamında İSG Süreçleri ve Bildirim Yükümlülükleri

İSG mevzuatı, işverenlere ve OSGB'lere geniş bir yelpazede sorumluluklar yüklemektedir. Bu sorumluluklar, İBYS üzerinden düzenli ve doğru bir şekilde bildirilmelidir. İşte başlıca İSG süreçleri ve bu süreçlerdeki yükümlülükleriniz:

1. Risk Değerlendirmesi ve Yenileme Süreçleri

6331 sayılı Kanun’un temel taşlarından biri olan risk değerlendirmesi, işyerindeki tehlikelerin belirlenmesi ve risklerin analiz edilerek kontrol altına alınması sürecidir. İşyerinin tehlike sınıfına göre belirli periyotlarla yenilenmesi zorunludur:

• Çok tehlikeli sınıftaki işyerleri için her 2 yılda bir,
• Tehlikeli sınıftaki işyerleri için her 4 yılda bir,
• Az tehlikeli sınıftaki işyerleri için her 6 yılda bir.

Bu değerlendirmelerin doğru yapılması ve sonuçlarının İBYS’ye düzenli olarak işlenmesi, yasal uyumluluk için kritik öneme sahiptir.

2. Çalışan Sağlık Gözetimi ve Periyodik Muayeneler

İşyeri hekimlerinin temel görevlerinden biri olan çalışan sağlık takibi, çalışanların işe giriş muayeneleri ve periyodik sağlık kontrollerini kapsar. Periyodik muayene sıklıkları da tehlike sınıfına göre değişir:

• Çok tehlikeli sınıftaki işyerleri için yılda en az bir,
• Tehlikeli sınıftaki işyerleri için iki yılda en az bir,
• Az tehlikeli sınıftaki işyerleri için üç yılda en az bir.

Sağlık tarama sonuçlarının eksiksiz bir şekilde kayıt altına alınması ve İBYS’ye bildirilmesi, hem çalışan sağlığının korunması hem de mevzuata uyum açısından hayati önem taşır.

3. İSG Eğitimleri ve Eğitim Yönetimi

Tüm çalışanların, iş sağlığı ve güvenliği konusunda temel bilgilere sahip olması, güvenli bir çalışma kültürünün oluşturulması için zorunludur. İSG eğitimleri de tehlike sınıfına göre belirlenen periyotlarda ve sürelerde tekrarlanmalıdır:

• Az tehlikeli işyerleri için 3 yılda bir, en az 8 saat,
• Tehlikeli işyerleri için 2 yılda bir, en az 12 saat,
• Çok tehlikeli işyerleri için yılda bir, en az 16 saat.

Eğitim kayıtlarının tutulması, güncellenmesi ve İBYS’ye bildirilmesi, olası denetimlerde eksiksiz bir uyumluluk sağlar.

4. Kişisel Koruyucu Donanım (KKD) Yönetimi ve Zimmet

İşveren, işyerinde riskleri tamamen ortadan kaldıramadığı durumlarda, çalışanlara işin niteliğine uygun kişisel koruyucu donanımları (KKD) ücretsiz olarak sağlamak ve bunların doğru kullanımını sağlamakla yükümlüdür. KKD’lerin zimmetle teslim edilmesi, takip edilmesi, periyodik kontrollerinin yapılması ve gerektiğinde yenilenmesi, ciddi bir kayıt tutma disiplini gerektirir. Bu kayıtların eksiksiz tutulması ve İBYS süreçlerine dahil edilmesi, yasal sorumlulukların yerine getirildiğinin kanıtıdır.

5. İş Kazası ve Meslek Hastalığı Bildirimleri

En kritik İSG süreçlerinden biri olan iş kazası ve meslek hastalığı bildirimleri, hassasiyetle yönetilmelidir. Bir iş kazası meydana geldiğinde, iş kazası raporlama yükümlülüğü çerçevesinde, kazadan sonraki 3 İŞ GÜNÜ içinde SGK’ya elektronik ortamda bildirim yapılması zorunludur. Meslek hastalığı tespit edildiğinde ise 3 İŞ GÜNÜ içinde bildirim yapılmalıdır. Bu bildirimlerdeki gecikmeler veya eksiklikler, ciddi idari para cezalarına yol açabilir.

6. Ramak Kala Olaylar ve Düzeltici/Önleyici Faaliyetler (DÖF)

Ramak kala olaylar, iş kazasına dönüşme potansiyeli taşıyan ancak herhangi bir yaralanma veya hasarla sonuçlanmayan olaylardır. Bu olayların kayıt altına alınması, analiz edilmesi ve Düzeltici/Önleyici Faaliyetlerin (DÖF) belirlenip uygulanması, gelecekteki kazaların önlenmesi için hayati önem taşır. Bu süreçlerin düzenli takibi ve raporlaması da İBYS üzerinden yapılır.

Parsek İSG/İBYS: Kapsamlı ve Entegre Bir Çözüm Ortağınız

Yukarıda bahsettiğim tüm bu süreçler, işverenler ve İSG profesyonelleri için önemli bir idari yük ve zaman kaybı anlamına gelebilir. Özellikle farklı sistemler arasında veri transferi, manuel kayıt tutma ve takip, hata yapma riskini artırır ve yasal uyumluluğu tehlikeye atar. İşte tam da bu noktada, Parsek İSG/İBYS devreye giriyor.

Parsek İSG/İBYS, Türkiye’deki işletmelerin ve OSGB’lerin İSG yönetimini kolaylaştırmak ve Bakanlık İBYS bildirim yükümlülüklerini eksiksiz yerine getirmelerini sağlamak amacıyla geliştirilmiş, entegre bir yazılımdır. Geliştirdiğimiz bu çözüm ile İSG-KATİP üzerinden atanan personelinizin tüm faaliyetlerini baştan sona dijital ortamda yönetebilir, İBYS’ye hatasız ve zamanında bildirim yapabilirsiniz.

Parsek İSG/İBYS ile İSG Süreçlerinde Dijital Dönüşüm

• Otomatik İBYS Bildirimleri: İBYS bildirim süreçlerini otomatikleştirerek, veri giriş hatalarını minimuma indirir ve bildirimlerin süresi içinde yapılmasını sağlar. Böylece idari para cezası riskini ortadan kaldırırsınız.
• Entegre Modüller: Risk değerlendirmesinden ( Parsek İSG Risk Değerlendirme), çalışan sağlık takibine (Parsek İSG Çalışan Sağlık Takibi), KKD zimmet yönetiminden (Parsek İSG KKD Zimmet), iş kazası raporlamasına (Parsek İSG İş Kazası Raporlama) kadar tüm İSG süreçlerinizi tek bir platformdan yönetebilirsiniz.
• Veri Tutarlılığı ve Doğruluğu: Tek bir merkezi sistemde toplanan veriler sayesinde, İSG-KATİP’te ataması yapılan personelin tüm faaliyetlerinin güncel ve doğru olmasını sağlarsınız. Bu, denetimlerde büyük bir avantajdır.
• Zaman ve Maliyet Tasarrufu: Manuel işlemleri ortadan kaldırarak İSG profesyonellerinin ve yöneticilerin değerli zamanlarını daha stratejik konulara ayırmasına olanak tanır. Kağıt, baskı ve arşivleme maliyetlerini azaltır.
• Mevzuata Uyum: Gelişen İSG mevzuatına hızlıca adapte olabilen yapısıyla, her zaman güncel ve yasalara uygun kalmanızı sağlar.
• Karar Destek Sistemleri: Toplanan veriler ışığında, İSG performansınızı ölçebilir, riskli alanları belirleyebilir ve önleyici tedbirler alarak iş güvenliği kültürünüzü geliştirebilirsiniz.

Parsek İSG ile OSGB Operasyonlarınızı Güçlendirin

Özellikle Ortak Sağlık ve Güvenlik Birimleri (OSGB) için Parsek İSG/İBYS, çok sayıda işyerinin İSG süreçlerini yönetmenin getirdiği karmaşıklığı basitleştirir. Ataması İSG-KATİP üzerinden onaylanmış tüm uzman ve hekimlerinizin, farklı işyerlerindeki faaliyetlerini merkezi olarak takip edebilir, periyodik periyodik muayene ve eğitim yönetimi takvimlerini otomatik olarak oluşturabilirsiniz. İBYS bildirimleri için gerekli tüm verileri tek bir yerden toplayarak, raporlama süreçlerini hızlandırabilir ve hata payını sıfırlayabilirsiniz. Bu da OSGB’lerin verimliliğini artırırken, müşteri memnuniyetini de yükseltir.

Hata Riski ve İdari Cezalardan Korunma

İSG mevzuatına uyumsuzluk, iş kazası veya meslek hastalığı bildirimlerinde gecikmeler, eksik risk değerlendirmesi raporları veya İBYS bildirimlerindeki hatalar, işverenlere ciddi idari para cezaları getirebilir. Ayrıca, bu durumlar işverenin itibarını zedeler ve hukuki sorumluluklarını artırır. Parsek İSG/İBYS, bu riskleri minimize ederek, işyerinizin ve OSGB’nizin yasal yükümlülüklerini eksiksiz yerine getirmesini sağlar. Dijital ve entegre bir sistemle, tüm kayıtlarınız güncel, erişilebilir ve denetime hazır olur.

📊 Temsili Vaka Analizi

Not: Aşağıdaki senaryo temsili bir örnektir; gerçek müşteri verisi değildir.

İşyeri Adı: Atlas Lojistik İSG Birimi

İşyeri Profili: Türkiye genelinde 7 farklı lokasyonda faaliyet gösteren, toplam 450 çalışanı bulunan, karayolu taşımacılığı ve depolama hizmetleri sunan tehlikeli sınıfta bir lojistik firmasıdır.

Karşılaştıkları İSG Sorunu:

• Farklı lokasyonlardaki İSG verilerinin merkezi olarak toplanamaması ve raporlamada yaşanan zorluklar.
• İş güvenliği uzmanı ve işyeri hekimi atamalarının İSG-KATİP üzerinden takibinde gecikmeler yaşanması.
• İBYS bildirimlerinin manuel yapılması nedeniyle sık sık son dakikaya kalması ve hata riski.
• Periyodik sağlık muayene ve İSG eğitim takvimlerinin manuel takibi nedeniyle aksaklıklar ve eksiklikler.
• KKD zimmet kayıtlarının dağınık olması ve denetimlerde zorluk çekilmesi.

Parsek İSG/İBYS ile Uygulanan Çözüm:

• Tüm lokasyonlardaki İSG verileri Parsek İSG/İBYS’ye entegre edilerek merkezi bir yönetim sağlandı.
• İSG-KATİP üzerinden ataması yapılan tüm uzman ve hekimlerin görevlendirme süreleri ve yetkinlikleri sistem üzerinden takip edilmeye başlandı.
• İBYS bildirim modülü sayesinde, toplanan veriler otomatik olarak ilgili formatlarda oluşturularak Bakanlık sistemine gönderildi.
• Periyodik muayene ve eğitim yönetimi takvimleri dijitalleşerek, otomatik hatırlatmalar ve raporlamalar ile takip kolaylaştı.
• KKD zimmet modülü ile her çalışanın zimmetindeki KKD’ler dijital ortamda kaydedilerek takip ve envanter yönetimi sağlandı.

Ölçülebilir Sonuçlar:

• İBYS bildirimlerinde yaşanan gecikme oranı %95 azaldı ve son 6 aydır sıfır hata ile bildirimler yapıldı.
• İSG profesyonellerinin manuel veri girişi ve raporlama için harcadığı zaman aylık ortalama 40 saat tasarruf edildi.
• Periyodik muayene ve eğitim tamamlama oranları %85’ten %98’e yükseldi.
• Geçmişe dönük İSG-KATİP atama ve İBYS bildirim eksiklikleri nedeniyle oluşabilecek idari para cezası riski ortadan kaldırıldı.
• KKD envanter takibi %100 doğrulukla sağlanarak malzeme israfı ve zimmet sorunları giderildi.

Parsek İSG/İBYS ile Atlas Lojistik, İSG süreçlerinde tam bir dijital dönüşüm yaşayarak yasal uyumluluğunu en üst seviyeye çıkardı ve operasyonel verimliliğini artırdı.

Sonuç ve Geleceğe Yönelik Bakış

İSG-KATİP ve İBYS, modern İSG yönetiminin ayrılmaz parçalarıdır. Bu iki sistemin doğru anlaşılması ve etkin bir şekilde kullanılması, yasal uyumluluktan öte, çalışan sağlığı ve güvenliği kültürünün geliştirilmesi için de vazgeçilmezdir. Manuel süreçlerin getirdiği riskleri ve zaman kaybını ortadan kaldırmak, verimliliği artırmak ve her zaman mevzuata uygun kalmak için dijitalleşme bir zorunluluktur.

Parsek İSG/İBYS olarak, siz değerli İSG profesyonellerinin ve işverenlerin yükünü hafifletmeyi, İSG süreçlerini daha şeffaf, daha etkin ve daha güvenli hale getirmeyi hedefliyoruz. Geliştirdiğimiz kapsamlı çözümle, “İSG-KATİP bildirim programı” ve İBYS’nin getirdiği tüm zorlukları kolaylığa dönüştürebilir, işyerinizde gerçek bir İSG kültürü oluşturabilirsiniz.

İSG yönetim süreçlerinizi dijitalleştirerek yasal yükümlülüklerinizi eksiksiz yerine getirmek ve verimliliğinizi artırmak için Parsek İSG/İBYS modülünü inceleyin.

Daha fazla bilgi için https://parsek.tr adresini ziyaret edin.

Saygılarımla,
Akın Çoban
Parsek Solutions İSG/İBYS Çözümleri Sorumlusu