OSGB Müşteri Portföy Yönetiminde Çığır Açan Dijitalleşme: Parsek İSG/İBYS ile Başarıya Ulaşın

Merhaba değerli İSG profesyonelleri, OSGB yöneticileri, İK ve İSG sorumluları ve işveren vekilleri,

Ben Akın Çoban, Parsek Solutions İSG/İBYS Çözümleri Sorumlusu olarak, günümüz iş dünyasında İş Sağlığı ve Güvenliği (İSG) alanında yaşanan hızlı dönüşüme ve bu dönüşümün getirdiği zorluklara yakından tanıklık ediyorum. Özellikle Ortak Sağlık ve Güvenlik Birimleri (OSGB) için, genişleyen mevzuat yükümlülükleri, artan müşteri beklentileri ve operasyonel karmaşıklık, OSGB müşteri portföy yönetimini her zamankinden daha kritik bir hale getiriyor. Etkin bir müşteri portföy yönetimi, sadece OSGB'lerin sürdürülebilirliğini sağlamakla kalmıyor, aynı zamanda hizmet verdikleri işletmelerin de İSG performansını doğrudan etkiliyor.

Türkiye'de 6331 sayılı İş Sağlığı ve Güvenliği Kanunu ile başlayan süreç, işyerleri için kapsamlı İSG yükümlülüklerini beraberinde getirdi. Bu yükümlülüklerin yerine getirilmesinde OSGB'ler kritik bir rol üstleniyor. Ancak çok sayıda farklı sektörden ve büyüklükten müşteriye hizmet veren bir OSGB için her bir müşterinin risk değerlendirme takviminden çalışan sağlık taramalarına, KKD zimmet kayıtlarından İBYS bildirimlerine kadar her detayı eksiksiz ve zamanında takip etmek, manuel sistemlerle neredeyse imkansız hale geldi.

Peki, OSGB'ler bu karmaşık yapıda nasıl başarılı olabilir, müşteri memnuniyetini artırabilir ve aynı zamanda kendi operasyonel verimliliklerini en üst seviyeye çıkarabilirler? Cevap, dijitalleşmede ve entegre İSG yönetim sistemlerinde yatıyor. İşte tam da bu noktada, Parsek İSG/İBYS gibi yenilikçi çözümler, OSGB'lerin müşteri portföy yönetimini kökten dönüştürüyor.

Mevzuat Uyumluluğu ve İBYS Bildirimlerinin Önemi: OSGB'lerin Bir Numaralı Gündemi

6331 sayılı İş Sağlığı ve Güvenliği Kanunu, işverenlere ve dolayısıyla OSGB'lere sayısız yükümlülük getiriyor. Risk değerlendirmesi, acil durum planlaması, çalışanların eğitimi, sağlık gözetimi ve iş kazası/meslek hastalığı bildirimleri bu yükümlülüklerin sadece birkaçı. Bu süreçlerin tamamı, OSGB'lerin sunduğu hizmet kalitesini ve mevzuata uyum düzeyini doğrudan etkiliyor.

Özellikle Çalışma ve Sosyal Güvenlik Bakanlığı'nın İş Sağlığı ve Güvenliği Bilgi Yönetim Sistemi (İBYS) üzerinden yapılan bildirimler, OSGB'ler için hayati öneme sahip. Yapılan periyodik muayeneler, tetkikler, reçeteler ve diğer sağlık hizmeti verilerinin doğru ve zamanında İBYS'ye aktarılması, hem yasal bir zorunluluk hem de olası idari para cezalarının önüne geçmek için kritik. Parsek İSG/İBYS İBYS Bildirim modülü, bu süreçte OSGB'lere büyük kolaylık sağlayarak veri giriş hatalarını minimize eder ve bildirimlerin zamanında yapılmasını garanti altına alır.

Unutmamalıyız ki, iş kazaları, kazadan sonraki 3 iş günü içinde SGK'ya bildirilmelidir. Periyodik sağlık muayeneleri, işyerinin tehlike sınıfına göre Çok Tehlikeli'de yılda 1, Tehlikeli'de 2 yılda 1, Az Tehlikeli'de 3 yılda 1 yapılmalıdır. Risk değerlendirmeleri ise yine tehlike sınıfına göre Çok Tehlikeli'de 2 yıl, Tehlikeli'de 4 yıl, Az Tehlikeli'de 6 yılda bir yenilenmelidir. Bu sıkı takvimlerin çok sayıda müşteri için manuel olarak yönetilmesi, insan hatasına açık, zaman alıcı ve verimsiz bir yöntemdir.

Operasyonel Verimlilik ve Takip: OSGB'lerin Başarısının Anahtarı

Etkin bir OSGB müşteri portföy yönetimi, sadece mevzuat uyumluluğu ile sınırlı değildir. Aynı zamanda OSGB'nin kendi iç operasyonlarının da sorunsuz ve verimli işlemesini gerektirir. Her bir müşterinin kendine özgü ihtiyaçları, sektörel riskleri ve çalışan profilleri vardır. Bu çeşitliliği yönetmek, standart ancak esnek süreçler oluşturmayı zorunlu kılar.

• KKD Zimmet Yönetimi: Kişisel Koruyucu Donanımların (KKD) çalışanlara zimmetlenmesi, takibi, kullanım ömrü ve yenileme zamanları titizlikle kaydedilmelidir. KKD'ler işveren tarafından ücretsiz sağlanır ve zimmetle teslim edilir. Eksik veya yanlış KKD kullanımı, ciddi iş kazalarına yol açabilir ve yasal sorumluluklar doğurabilir. Parsek İSG/İBYS KKD Zimmet modülü, bu süreci baştan sona dijitalleştirir.
• Çalışan Sağlık Taramaları ve Periyodik Muayeneler: Çalışanların sağlık gözetimi, meslek hastalıklarının önlenmesi ve erken teşhisi için kritik öneme sahiptir. İşyeri hekimleri tarafından yapılan periyodik muayeneler, tahliller ve aşı takipleri, çalışan sağlığı için vazgeçilmezdir. Parsek İSG/İBYS Çalışan Sağlık Takibi ve Periyodik Muayene modülleri, bu verilerin düzenli olarak kaydedilmesini ve takip edilmesini sağlar.
• Risk Değerlendirme ve Aksiyon Takibi: Her işyerinin kendine özgü riskleri bulunur. Risk değerlendirmesi yapmak ve belirlenen risklere yönelik düzeltici/önleyici faaliyetleri (DÖF) takip etmek, OSGB'lerin temel görevlerindendir. Parsek İSG/İBYS Risk Değerlendirme modülü, bu süreçleri standartlaştırır ve şeffaf bir şekilde yönetir.
• İş Kazası Raporlama ve Analizi: Ne yazık ki, tüm önlemlere rağmen iş kazaları meydana gelebilir. İş kazalarının zamanında ve doğru bir şekilde raporlanması, nedenlerinin analiz edilmesi ve benzer kazaların önlenmesi için gerekli aksiyonların alınması, OSGB'lerin sorumluluğundadır. Parsek İSG/İBYS İş Kazası Raporlama modülü, bu süreci kolaylaştırır.
• İSG Eğitimleri: Çalışanlara yönelik İSG eğitimleri, işyerinin tehlike sınıfına göre Az Tehlikeli'de en az 8 saat/3 yıl, Tehlikeli'de en az 12 saat/2 yıl, Çok Tehlikeli'de ise en az 16 saat/yıl şeklinde tekrarlanmalıdır. Parsek İSG/İBYS Eğitim Yönetimi modülü, eğitim takvimlerini, katılımcıları ve sertifikasyon süreçlerini etkin bir şekilde yönetir.

Müşteri İlişkileri ve Güven İnşası: Sürdürülebilir Büyümenin Temeli

Bir OSGB için başarılı müşteri portföy yönetimi, sadece teknik süreçlerin değil, aynı zamanda güçlü müşteri ilişkilerinin de bir göstergesidir. Müşterilerinize sunduğunuz kaliteli ve kesintisiz hizmet, onların gözünde güvenilir bir iş ortağı olmanızı sağlar. Dijitalleşme, bu güveni inşa etmede ve pekiştirmede anahtar bir rol oynar.

Müşterileriniz, kendileri için yapılan tüm İSG çalışmalarını şeffaf bir şekilde görebilmek, raporlara kolayca erişebilmek ve süreçlerin zamanında ilerlediğinden emin olmak isterler. Parsek İSG/İBYS, bu şeffaflığı ve erişilebilirliği sağlayarak OSGB'lerin müşteri ilişkilerini bir üst seviyeye taşır. Müşterileriniz, sistem üzerinden kendi verilerine erişebildiğinde, OSGB'nizin onlara özel ve proaktif bir hizmet sunduğunu hissederler.

Ayrıca, Parsek İSG/İBYS Sözleşme Yönetimi modülü gibi araçlar, OSGB'lerin müşteri sözleşmelerini, yenileme tarihlerini ve hizmet kapsamlarını sistematik bir şekilde takip etmesine olanak tanır. Bu, hem idari yükü azaltır hem de olası karışıklıkları ortadan kaldırır.

Parsek İSG/İBYS: OSGB Müşteri Portföy Yönetiminde Dijital Çözümünüz

Parsek İSG/İBYS, Türkiye'deki OSGB'lerin ve işyerlerinin İSG süreçlerini uçtan uca yönetmeleri için özel olarak tasarlanmış kapsamlı bir yazılımdır. Gelişmiş modülleri sayesinde, OSGB müşteri portföy yönetiminde karşılaşılan tüm zorluklara modern ve etkili çözümler sunar.

Parsek İSG/İBYS ile:

• Tüm müşteri verilerini tek bir platformda toplayabilir,
• İBYS bildirimlerini otomatikleştirerek hataları ve gecikmeleri önleyebilir,
• KKD zimmetinden periyodik muayenelere, risk değerlendirmelerinden eğitim takvimlerine kadar tüm İSG süreçlerini dijitalleştirebilir,
• Müşterilerinizle daha şeffaf ve güçlü ilişkiler kurabilir,
• Operasyonel maliyetlerinizi düşürerek verimliliğinizi artırabilirsiniz.

Sistem, esnek yapısı sayesinde her sektörden ve büyüklükten işyerinin İSG ihtiyaçlarına uyum sağlayabilir. Ayrıca, güncel mevzuata tam uyumlu olacak şekilde sürekli güncellenir, böylece OSGB'ler mevzuat değişikliklerini takip etme yükünden kurtulur.

Derinlemesine Bakış: Parsek İSG/İBYS Modülleri ve Katkıları

Parsek İSG/İBYS, OSGB'lerin müşteri portföy yönetimini kolaylaştıran bir dizi entegre modül sunar:

• İBYS Bildirim Modülü: İşyeri hekimi ve iş güvenliği uzmanının yaptığı muayene, tetkik, reçete vb. işlemlerin elektronik olarak Çalışma ve Sosyal Güvenlik Bakanlığı'na (ÇSGB) iletildiği sistemdir. Bildirimlerin zamanında ve hatasız yapılmasını sağlayarak OSGB'leri idari para cezası riskinden korur.
• Çalışan Sağlık Takibi ve Periyodik Muayeneler: Çalışanların sağlık geçmişlerini, muayene tarihlerini, sonuçlarını ve varsa meslek hastalıkları kayıtlarını merkezi bir sistemde toplar. Periyodik muayenelerin takip sıklığını (Çok Tehlikeli yılda 1, Tehlikeli 2 yılda 1, Az Tehlikeli 3 yılda 1) otomatik olarak yönetir.
• KKD Zimmet Yönetimi: Kişisel Koruyucu Donanımların (KKD) çalışanlara zimmetlenmesi, iadesi, kullanım ömrü ve yenileme tarihlerinin dijital takibini sağlar. İşverenin KKD'leri ücretsiz sağlama ve zimmetle teslim etme yükümlülüğünü eksiksiz yerine getirmesine yardımcı olur.
• Risk Değerlendirme ve Aksiyon Takibi: İşyerinin tehlike sınıfına (NACE koduna göre Az Tehlikeli, Tehlikeli, Çok Tehlikeli) uygun risk değerlendirmesi yapılmasını ve belirlenen risklere yönelik düzeltici/önleyici faaliyetlerin (DÖF) takibini kolaylaştırır. Risk değerlendirmesi yenileme sürelerini (Çok Tehlikeli 2 yıl, Tehlikeli 4 yıl, Az Tehlikeli 6 yıl) otomatik hatırlatır.
• İş Kazası ve Meslek Hastalığı Raporlama: Meydana gelen iş kazaları ve meslek hastalıklarının yasal süreler içinde (iş kazası 3 iş günü) raporlanmasını, detaylı analizini ve kök neden araştırmalarını destekler.
• Eğitim Yönetimi: Çalışanların İSG eğitimlerini, eğitim içeriklerini, katılım belgelerini ve sertifikalarını merkezi olarak yönetir. Eğitim tekrarlama sürelerini (Az Tehlikeli 8 saat/3 yıl, Tehlikeli 12 saat/2 yıl, Çok Tehlikeli 16 saat/yıl) takip eder.
• Sözleşme Yönetimi (OSGB): OSGB'lerin müşteri sözleşmelerini, başlangıç/bitiş tarihlerini, yenileme hatırlatıcılarını ve hizmet kapsamlarını kolayca yönetmelerini sağlar.

📊 Temsili Vaka Analizi

Not: Aşağıdaki senaryo temsili bir örnektir; gerçek müşteri verisi değildir.

Anadolu OSGB Hizmetleri, İç Anadolu bölgesinde faaliyet gösteren, farklı sektörlerden (inşaat, tekstil, lojistik) yaklaşık 50 işyerine hizmet veren orta ölçekli bir OSGB'dir. Yaklaşık 2.000 çalışanın İSG süreçlerini yürütmektedir.

Karşılaştıkları İSG Sorunu

• Farklı müşterilere ait İBYS bildirimlerinin takibinde yaşanan zorluklar nedeniyle sıkça gecikmeler ve buna bağlı olarak artan idari para cezası riski.
• Özellikle inşaat sektöründeki müşterilerinde KKD zimmet kayıtlarının ve yenileme tarihlerinin manuel takibi yüzünden ortaya çıkan karışıklıklar ve kayıp belgeler.
• Müşterilerinin periyodik sağlık muayene ve risk değerlendirme yenileme takvimlerinin dağınık Excel dosyalarında tutulması, bu durumun randevuların kaçırılmasına ve mevzuat ihlallerine yol açması.

Parsek İSG/İBYS ile Uygulanan Çözüm

• Parsek İSG/İBYS'nin merkezi veri tabanı sayesinde, tüm müşterilerin İSG süreçleri (İBYS bildirimleri, KKD zimmetleri, sağlık muayeneleri, risk değerlendirmeleri) tek bir platformda toplandı.
• İBYS bildirim modülü ile tüm muayene ve hizmet kayıtları otomatik olarak İBYS'ye iletilmeye başlandı, böylece manuel giriş ihtiyacı ve hata payı ortadan kalktı.
• KKD Zimmet ve Periyodik Muayene modülleri ile tüm çalışanların KKD ve sağlık tarama takvimleri sisteme girildi, otomatik hatırlatıcılar sayesinde hiçbir teslimat veya muayene atlanmadı.

Ölçülebilir Sonuçlar

• İBYS bildirimlerindeki gecikme oranı %85 azaldı, Anadolu OSGB son 6 ayda hiçbir idari para cezası almadı.
• Operasyonel takip ve raporlama süreçlerinde ayda ortalama 120 adam-saat tasarruf sağlandı.
• KKD zimmet kayıtlarındaki düzen ve takip sayesinde, ilgili konularda müşteri şikayetleri %70 azaldı ve iş kazası riskini azaltan önlemler daha etkin hale geldi.
• Müşteri memnuniyeti anketlerinde, hizmet kalitesindeki artış nedeniyle ortalama memnuniyet puanı 4.1'den 4.7'ye yükseldi.

Anadolu OSGB Hizmetleri, Parsek İSG/İBYS sayesinde sadece mevzuata uyumunu artırmakla kalmamış, aynı zamanda operasyonel verimliliğini ve müşteri ilişkilerini de güçlendirmiştir.

Sonuç

Günümüz rekabetçi ortamında, OSGB'lerin sürdürülebilir büyümesi ve başarısı, müşteri portföy yönetimindeki etkinliğe bağlıdır. Geleneksel yöntemlerle bu karmaşıklığı yönetmek artık mümkün değildir. Dijitalleşme, sadece bir tercih değil, bir zorunluluktur.

Parsek İSG/İBYS, OSGB'lere mevzuat uyumluluğunu en üst seviyede tutarken, operasyonel yüklerini azaltma ve müşteri memnuniyetini artırma fırsatı sunar. Bu entegre çözümle, İSG süreçlerinizdeki verimsizlikleri ortadan kaldırabilir, zaman ve maliyet tasarrufu sağlayabilir ve sektördeki lider konumunuzu pekiştirebilirsiniz.

Eğer siz de OSGB'nizin müşteri portföy yönetimini dijitalleştirmek ve İSG süreçlerinizi optimize etmek istiyorsanız, Parsek İSG/İBYS modülünü inceleyin.

Daha fazla bilgi için https://parsek.tr adresini ziyaret edin.