İnşaat sektöründe sözleşme yönetimi ve teminat mektubu takibi, projelerin sağlıklı ilerlemesi ve finansal risklerin minimize edilmesi için kritik öneme sahiptir. Parsek ERP, yüklenici sözleşmelerinden teminat mektuplarının vadesine, avans mahsuplarından geçici ve kesin kabullere kadar tüm süreci dijitalleştirerek etkin bir takip imkanı sunar. Bu rehber, Parsek üzerinden sözleşme ve teminat mektuplarınızı nasıl kolayca yöneteceğinizi adım adım açıklar.
Adım Adım
Sözleşme Oluşturma ve Detaylandırma
Parsek ERP'deki "Sözleşme Yönetimi" modülüne giderek yeni bir sözleşme kaydı başlatın. Burada yüklenici firma, proje adı, sözleşme bedeli, başlangıç ve bitiş tarihleri gibi temel bilgilerin yanı sıra KDV tevkifatı gibi finansal detayları da tanımlayabilirsiniz. Sözleşmeye özel notlar ekleyerek veya ilgili belgeleri yükleyerek detaylı bir arşiv oluşturun.
Teminat Mektuplarını Kaydetme
Oluşturduğunuz sözleşmeye bağlı olarak teminat mektuplarını "Teminat Yönetimi" ekranından sisteme dahil edin. Geçici, kesin veya avans teminat mektuplarının banka bilgilerini, tutarlarını, düzenlenme ve vade tarihlerini doğru bir şekilde girin. Bu sayede tüm teminat mektuplarınızın güncel durumunu tek bir platformdan izleyebilirsiniz.
Avans Ödemesi ve Mahsup Takibi
Sözleşme kapsamında yükleniciye yapılan avans ödemelerini Parsek'e kaydedin. Bu avansların hakedişler üzerinden ne şekilde mahsup edileceğini belirleyerek otomatik mahsup süreçlerini etkinleştirin. "Finans Yönetimi" modülü aracılığıyla avans bakiyelerini ve mahsup durumlarını sürekli takipte tutun.
Hakediş Süreçlerini Yönetme
Proje ilerlemesine göre düzenlenen hakedişleri "Hakediş Yönetimi" modülünde sözleşmeyle ilişkilendirin. Metraj/ataşman/yeşil defter verilerini kullanarak hakediş tutarlarını oluşturun ve KDV tevkifatı gibi özel finansal uygulamaları sisteme işleyin. Bu sayede doğru ve şeffaf ödeme belgeleri hazırlayabilirsiniz.
Kabul İşlemleri ve Teminat Takibi
Projenin tamamlanmasının ardından geçici ve kesin kabul süreçlerini Parsek'te belgeleyin. Kabul onaylandığında, ilgili teminat mektuplarının iade edilmesi veya irat kaydedilmesi gibi işlemleri sisteme işleyerek güncel finansal durumunuzu koruyun. Bu adımlar, sözleşme kapanış sürecinin düzenli ilerlemesini sağlar.
Otomatik Uyarılar ve Raporlama
Parsek'in "Raporlama ve Analiz" ekranından sözleşme bazlı finansal durum, teminat mektubu vade takvimi ve avans mahsup özetleri gibi kapsamlı raporlara ulaşın. Ayrıca, vadesi yaklaşan teminat mektupları için otomatik bildirimler ayarlayarak olası riskleri önceden tespit edebilir ve gerekli aksiyonları zamanında alabilirsiniz.
Sık Sorulan Sorular
Evet, Parsek'te her sözleşmeye birden fazla türde (geçici, kesin, avans) teminat mektubu ekleyebilir ve her birini ayrı ayrı takip edebilirsiniz. Bu sayede tüm teminatlarınızı tek bir merkezden yönetebilirsiniz.
Evet, Parsek'in "Uyarılar" veya "Bildirimler" modülü üzerinden, vadesi yaklaşan teminat mektupları için otomatik hatırlatıcılar ayarlayabilir ve ilgili kişilere bildirim gönderilmesini sağlayabilirsiniz. Böylece süresi dolmadan gerekli aksiyonları alabilirsiniz.
Parsek, sözleşmelerin revizyon geçmişini tutmanıza olanak tanır. Mevcut sözleşme üzerinde değişiklik yapabilir veya ek protokolleri belge olarak sisteme yükleyerek sözleşme geçmişini şeffaf bir şekilde yönetebilirsiniz. Tüm değişiklikler kayıt altında tutulur.
Parsek ERP'i 14 gün ücretsiz deneyin
Ücretsiz Deneyin →İlgili ürün sayfası: Parsek ERP · Tüm yardım konuları: Yardım Merkezi