İnşaat sektöründe tedarik zinciri yönetimi ve maliyet kontrolü büyük önem taşır. Gelen e-faturaların stok kayıtlarınızla doğru bir şekilde eşleştirilmesi, envanter takibinizi şeffaflaştırır, muhasebe süreçlerinizi hızlandırır ve olası hataların önüne geçer. Bu rehberde, Parsek ERP'de bu süreci adım adım nasıl yöneteceğinizi öğreneceksiniz.
Adım Adım
Gelen e-Faturanın Sisteme Aktarılması
Tedarikçilerinizden gelen e-faturalar, Parsek ERP'nin 'Gelen Kutusu' veya 'E-Fatura Modülü' aracılığıyla otomatik olarak sisteme düşer. Gerekirse harici sistemlerden Excel/PDF içe aktarma özellikleri kullanılarak manuel yükleme de yapılabilir. Bu adımda faturanın temel bilgilerini (tedarikçi, tarih, tutar) kontrol edin.
Stok Kartı Kontrolü ve Gerekirse Oluşturma
Faturadaki ürünlerin Parsek ERP'deki 'Stok Yönetimi Modülü' altında kayıtlı stok kartları olduğundan emin olun. Eğer yeni bir ürünse veya stok kartı eksikse, ilgili bilgileri (ürün kodu, adı, birimi, KDV oranı gibi) girerek yeni bir stok kartı oluşturun. Bu, sonraki eşleştirme adımı için temel oluşturacaktır.
Fatura Kalemlerinin Stok Kayıtlarıyla Eşleştirilmesi
'Gelen E-Faturalar Modülü' içinde ilgili faturayı açtıktan sonra, fatura kalemlerini tek tek inceleyin. Her bir kalem için, sistemin önerdiği veya sizin manuel olarak arayarak bulduğunuz ilgili stok kartını seçin. Özellikle inşaat malzemeleri veya sarf malzemeleri gibi kalemlerin doğru kodlarla eşleştirildiğinden emin olun.
Miktar ve Birim Fiyat Bilgilerinin Doğrulanması
Eşleştirme yaparken fatura üzerindeki miktar ve birim fiyat bilgileri ile stok kartındaki varsayılan değerleri karşılaştırın. Herhangi bir tutarsızlık durumunda (örneğin, teslimat fişi ile faturanın uyuşmaması), Parsek ERP üzerinden düzeltmeleri yapın. Bu adım, doğru envanter takibi ve maliyet analizleri için hayati öneme sahiptir.
Ambar Girişi ve Muhasebe Kaydının Oluşturulması
Eşleştirme ve doğrulama işlemleri tamamlandıktan sonra, fatura içeriğindeki ürünlerin hangi ambara (örneğin, şantiye deposu, merkez depo) giriş yapılacağını 'Ambar Yönetimi Modülü' üzerinden belirleyin. Bu işlem otomatik olarak ilgili muhasebe fişini de oluşturacak ve maliyet merkezlerine yansıyacaktır. Bu sayede, inşaat projelerinizin maliyetlerini anlık olarak takip edebilirsiniz.
Sürecin Onaylanması ve Raporlama
Tüm adımlar tamamlandıktan sonra, ilgili fatura ve stok eşleştirmesini yetkili kullanıcılar tarafından 'Onay' sürecinden geçirin. Parsek ERP'nin 'Raporlama Modülü' üzerinden stok hareketleri, maliyet analizleri ve tedarikçi performansına ilişkin detaylı raporlar alarak işletmenizin verimliliğini artırabilirsiniz.
Sık Sorulan Sorular
Parsek ERP'de yanlış eşleştirilen bir kaydı 'Gelen E-Faturalar Modülü' içinde ilgili faturayı açarak düzeltebilirsiniz. Genellikle 'Stok Hareketleri' veya 'Fatura Kalemleri' ekranında yanlış atanan stok kartını değiştirme veya eşleştirmeyi kaldırma seçeneği bulunur. Yetki seviyenizin bu işlemi yapmaya uygun olduğundan emin olun.
Eğer bir e-faturadaki ürünler farklı şantiye veya depolara dağıtılacaksa, Parsek ERP'nin 'Ambar Yönetimi Modülü' içinde faturadaki her bir kalem için ayrı ayrı ambar girişleri oluşturabilirsiniz. Bu, her bir lokasyonun stok seviyelerinin doğru bir şekilde takip edilmesini sağlar.
Stokta olmayan ancak gelen e-faturada yer alan bir ürün için öncelikle 'Stok Yönetimi Modülü' altında yeni bir stok kartı oluşturmalısınız. Oluşturduğunuz bu kartı, yukarıdaki adımlarda anlatıldığı gibi fatura kalemiyle eşleştirdikten sonra ambar girişini gerçekleştirebilirsiniz. Bu, envanterinizin güncel ve eksiksiz olmasını sağlar.
Parsek ERP'i 14 gün ücretsiz deneyin
Ücretsiz Deneyin →İlgili ürün sayfası: Parsek ERP · Tüm yardım konuları: Yardım Merkezi